L'organizzazione dei benefici richiede molto tempo, ma è un risultato molto soddisfacente quando il beneficio ha successo. Ma prima di pianificare qualsiasi cosa, determina il tipo di vantaggio che organizzerai. Se stai facendo un'asta silenziosa, avrai bisogno di opere d'arte donate; se si tratta di un evento relativo alla musica, qualcuno deve contattare artisti locali che realizzano le migliori performance, che in genere prenotano in anticipo due o tre mesi. Ogni scelta solleva diversi problemi logistici.
Pianificazione preliminare
Determina quanti volontari sono richiesti. I numeri si moltiplicano in modo esponenziale se stai pianificando un gala con pasti e bevande elaborati, che devono essere sistemati, riparati e suddivisi di nuovo.
Scegli un luogo. Prendi in considerazione i fattori che influenzano la frequenza, come la vicinanza ai trasporti pubblici. Fai una breve lista di tre o quattro scelte.
Determina quanti soldi saranno raccolti e in che modo verrà raggiunto l'obiettivo.
Delegare i dettagli
Ottieni impegni dalla sede prescelta e da tutti gli artisti partecipanti. Quanto più complicato è l'evento, tanto più avanti devi pianificare; da due a sei mesi è la norma.
Recluta un comitato di amici, colleghi e conoscenti aziendali per gestire diversi aspetti dell'evento. Pianificare riunioni settimanali per tenere traccia della pianificazione e risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto.
Cerca gli sponsor per aiutare ad assorbire i costi associati al beneficio, dai premi della porta ai sistemi alimentari e PA. La maggior parte degli sponsor scambierà servizi in cambio di una promozione.
Cerca di sistemare la tua commissione, lo sponsor e la formazione del locale entro i primi due mesi dall'organizzazione. Inizia a cercare volontari.
Ottenere la parola
Approccio a contatti stampa su come fare una storia in anticipo sul beneficio. Se lo spazio non è disponibile, preparatevi a inviare un comunicato stampa di mezza pagina che descriva i dettagli. Effettua il check in una trasmissione remota dal sito dell'evento con la tua stazione radio locale.
Preparare materiali di visualizzazione appropriati, compresi volantini, volantini e manifesti, affinché i volontari possano svenire o mettere in piedi. Assicurati che sappiano dove legalmente attaccare volantini e manifesti.
Crea un sito Web per rispondere alle domande sul vantaggio. Includere sponsor principali, la linea di eventi e le attività, e come la raccolta di fondi sta arrivando.
Riflettendo sul successo
Siediti con il tuo comitato dopo l'evento per discutere di cosa ha funzionato o meno. Segui i tuoi sponsor e ottieni il loro feedback.
Invia cartoline o una lettera riassuntiva per ringraziare i volontari.
Pubblica i dettagli dettagliati sul sito web, compresi quanti soldi sono stati raccolti, come è andato a finire il beneficiario e, se hai creato un evento in corso, i dettagli che i futuri volontari e gli sponsor devono conoscere per il prossimo anno.
