Il dipartimento finanziario di una società è incaricato di prendere i dati contabili e creare report che i manager all'interno dell'azienda - fino al CEO - abbiano bisogno di prendere decisioni. La tecnologia dell'informazione o IT si riferisce agli strumenti software e ai sistemi informatici utilizzati dall'azienda per automatizzare queste funzioni e organizzare il flusso di dati per migliorare le capacità decisionali del team di gestione.
Pianificazione delle risorse aziendali
Anche le aziende molto piccole utilizzano pacchetti software di contabilità che generano report finanziari come dichiarazioni di reddito e dichiarazioni di flusso di cassa. Questa semplice forma di IT consente al titolare di una piccola impresa di risparmiare tempo di contabilità e disporre di rapporti di gestione disponibili in modo più tempestivo. Le aziende di medie e grandi dimensioni utilizzano sistemi IT più sofisticati, denominati Enterprise Resource Planning o ERP, che sono gruppi di moduli software che soddisfano le esigenze di tutte le aree funzionali dell'azienda. Come suggerisce il nome, ERP aiuta l'azienda a pianificare l'utilizzo delle sue risorse, un processo che il dipartimento finanziario sovrintende.
Flusso di informazioni più rapido
I sistemi IT consentono a un'azienda di collegare tutti i reparti all'interno dell'organizzazione. Ad esempio, le informazioni generate dalle divisioni di produzione, marketing e finanza possono essere condivise. Questa informazione è disponibile in tempo reale, ovvero non appena viene creata sul sistema. Accedervi non richiede molte ricerche o sforzi manuali. Il personale addetto al tempo dedicato a dedicare a "scavare" i numeri di cui aveva bisogno può ora essere dedicato all'analisi e all'interpretazione dell'informazione - il ruolo primario della finanza nell'organizzazione.
Segnalazione personalizzata
I sistemi IT utilizzati dal dipartimento finanziario hanno un report che genera funzionalità che accelera il processo di produzione dei report di gestione. Il sistema offre un certo grado di personalizzazione: i report possono essere configurati in base alle esigenze specifiche del team di gestione. L'automazione di questi sistemi di reporting significa che i report generati di routine, come quelli prodotti alla fine di ogni mese, possono essere creati rapidamente. Con molte delle decisioni che la direzione deve prendere, il tempo è essenziale. I sistemi IT rispondono a questa esigenza di funzionalità di reportistica rapida e personalizzata.
Collaborazione
Molte organizzazioni traggono vantaggio dallo sforzo collaborativo tra i vari dipartimenti, il concetto di ciascun dipartimento che trae vantaggio dalle competenze degli altri dipartimenti. Il team finanziario agisce come consulente interno ad altri dipartimenti all'interno dell'organizzazione. Quando tutti i reparti utilizzano un sistema IT centralizzato, elimina le barriere che in precedenza bloccavano il flusso di informazioni. L'azienda ora dispone di un database centralizzato a cui tutti i membri del team possono accedere, in base a determinate regole di sicurezza. Nel caso di una società con più uffici o divisioni internazionali, questa capacità di accedere alle stesse informazioni da tutto il mondo consente di risparmiare tempo e migliorare l'efficienza. Se il finanziamento richiede che i dati di costo di produzione creino un report per una riunione del consiglio imminente, il personale delle operazioni può trasmettere rapidamente i dati nel formato richiesto e compreso dal dipartimento finanziario.
Migliore previsione
Una previsione migliore significa produrre una previsione che sia una previsione più accurata di ciò che i risultati finanziari dell'azienda potrebbero essere. I membri dello staff finanziario hanno bisogno di accedere a informazioni approfondite per creare modelli di previsione che descrivano come funziona effettivamente l'organizzazione. Avere accesso alle informazioni da tutti i segmenti dell'azienda rende le previsioni accurate molto più facili. La finanza ha informazioni reali e non deve fare affidamento su congetture quando crea presupposti per la previsione.
