Quando conduci una riunione di club, comunichi immediatamente con tutti i soci del club, pianifica le attività future del club e prendi decisioni importanti. Per eseguire la riunione in modo efficace, è necessario essere organizzati e disporre di un piano. Il facilitatore della riunione mantiene l'ordine durante l'incontro, mentre affronta tutti gli argomenti dell'agenda della riunione.
Preparare in anticipo. Decidi quali sono i tuoi obiettivi per l'incontro e forma un piano d'azione specifico per raggiungere tali obiettivi. Fai una lista degli argomenti che dovrai affrontare e fare copie di questo elenco per la distribuzione ai membri del club.
Crea un'atmosfera invitante. Servi rinfreschi prima della riunione e ascolta musica soft mentre i membri del club entrano nell'area della riunione. Questo creerà un'atmosfera che incoraggia i soci a rilassarsi e socializzare prima che inizi la riunione.
Inizia in tempo. Fai un annuncio cinque minuti prima di pianificare l'inizio. Mentre i membri del club trovano posti a sedere, distribuisci copie dell'agenda della riunione. Ciò consente ai membri del club di rivedere l'agenda mentre ti prepari per iniziare.
Presenta nuovi membri del club. Le sessioni di rompighiaccio sono il modo migliore per presentare nuovi membri. Chiedi loro di indicare dove sono cresciuti, dove sono andati a scuola e perché hanno deciso di unirsi al tuo club.
Esamina i minuti della riunione precedente. Ciò ricorda ai membri del club le azioni intraprese durante l'ultima riunione e offre ai nuovi membri una migliore comprensione degli attuali argomenti della riunione.
Attieniti al compito. Segui sempre l'agenda della riunione. Se qualcuno vuole discutere un argomento che non è nella tua agenda, scrivi l'argomento su un foglio separato e affrontalo durante il prossimo incontro.
Lascia il tempo per domande e risposte. Probabilmente i membri del club avranno delle domande, quindi preparati a rispondere. Chiedi a coloro che hanno domande di alzare la mano e chiamare ciascun membro individualmente. Questo è anche un buon momento per incoraggiare i membri del club a dare suggerimenti per le riunioni future.
Fine in tempo. Avere un tempo di fine specifico aiuta a tenere il facilitatore sulla giusta strada. Se i membri del club hanno ulteriori domande o dubbi, invitali a parlare con te dopo l'incontro si aggiorna.
