Una lettera commerciale dà il tono per le interazioni future. Quando un potenziale cliente riceve una lettera di lavoro, immediatamente dà un'impressione dello scrittore e della sua organizzazione. Se la lettera è troppo casuale, lo scrittore può sembrare insincero o poco professionale. Scrivere che è troppo formale può intimidire o alienare il lettore. Una lettera ben organizzata e ben scritta creerà una prima impressione positiva.
Ben organizzato
Ogni lettera commerciale si rivolge a uno scopo o compito specifico. Potrebbe essere una richiesta di informazioni, una risposta a un'inchiesta o una presentazione di una proposta. Il primo paragrafo indica lo scopo della lettera. Risponde alle domande del giornalista: chi, cosa, quando, dove e perché. I paragrafi rimanenti supportano questo scopo con diversi punti: qualifiche, attributi, caratteristiche. L'ultimo paragrafo ribadisce questo scopo e delinea chiaramente le aspettative dello scrittore. Lo scrittore usa frasi di transizione appropriate per assicurare che tutte le parti della lettera scorrano uniformemente insieme.
Chiaro e conciso
Una buona lettera commerciale fornisce tutte le informazioni pertinenti in modo chiaro e conciso. Lo scrittore usa un tono e un linguaggio appropriati. Mantiene il vocabolario semplice ed evita l'uso di linguaggio tecnico o astratto per impressionare il lettore. Varia la lunghezza delle frasi, allontanandosi da frasi lunghe e sconnesse con dettagli eccessivi. Tuttavia, non si limita a frasi brevi e confuse. Quando è possibile, usa la voce attiva al posto della voce passiva.
Ben strutturato
Ogni lettera commerciale segue i requisiti di formato e carattere dell'azienda.In un formato di blocco, l'intera lettera viene giustificata a sinistra e con interlinea singola, ad eccezione di un doppio spazio tra i paragrafi. Il formato del blocco modificato segue lo stile del blocco, ma posiziona la data e chiude al centro. La maggior parte delle lettere commerciali include la data, l'indirizzo interno, il saluto, la riga dell'oggetto, la chiusura gratuita, la firma e gli allegati. Se la lettera è più corta o più lunga della media, lo scrittore apporta le modifiche necessarie alla spaziatura verticale.
Errore gratuito
Prima di inviare qualsiasi lettera, lo scrittore legge la prima bozza ad alta voce. Questo è un modo eccellente per verificare la lingua che sembra imbarazzante o innaturale. Usa un dizionario e uno stile di scrittura per controllare l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. In alternativa, può usare la funzione di controllo ortografico e grammaticale del suo programma di elaborazione testi. Controlla due volte il nome, il titolo e l'indirizzo del destinatario.
