Se esegui una galleria o vendi la tua arte, una fattura potrebbe essere l'ultima connessione con un acquirente. La scelta di un formato che si coordina con la carta intestata e supporta l'immagine del marchio trasforma le fatture in strumenti di marketing che lasciano una buona impressione. È possibile personalizzare i modelli trovati nell'elaborazione di testi e nel software di fatturazione dedicato o crearne di propri. Il layout, tuttavia, dovrebbe risultare in un documento pulito e di facile lettura che raggruppa insieme le informazioni correlate.
Creare sistemi di numerazione
Sviluppa un sistema di numerazione del lavoro o del progetto per organizzare le informazioni del cliente, tenere traccia delle spese e identificare il lavoro inviato a stampatori, negozi di cornici e altri fornitori per conto dei tuoi clienti. Creative Public consiglia un sistema che incorpora un numero e una breve descrizione. Ad esempio, 15-003-05-Ceramic-Smith, potrebbe essere il terzo progetto che avevi a maggio 2015 per un cliente di nome Smith. Con questo sistema, assegnerai 15-067-09-ArtFest al tuo 67 ° progetto a settembre 2015.
Creare un sistema di numerazione separato per identificare le fatture. La numerazione delle fatture facilita la preparazione delle imposte di fine anno e il monitoraggio dei pagamenti e fornisce ai reparti contabili clienti i numeri di riferimento necessari. Scegli una combinazione di numeri progressivi come suggerito da Smashing Magazine, ad esempio 2015015 per la 15a fattura scritta nel 2015, o un riferimento cliente più un numero sequenziale per quel cliente, come TA025, per il 25 ° progetto di Time Advertising con te.
Assegnare un numero di lavoro e un numero di fattura per il lavoro che si desidera fatturare.
Preparare la direzione
Digita la parola "FATTURA" nella parte superiore della pagina, se il modello non lo ha già.
Raggruppa il tuo logo, il nome della galleria / dello studio o il tuo nome e indirizzo, oltre a informazioni di contatto chiave come il numero di telefono, l'indirizzo email e l'URL del sito web in un'unica sezione.
Inserisci le informazioni del tuo cliente tra cui il nome della società, il nome della persona che ha acquistato l'opera, nonché il loro indirizzo e numeri di telefono.
Inserisci i dettagli della transazione
Dedicare una sezione nella metà superiore della pagina per annotare la data, il numero di fattura, il numero dell'ordine di acquisto del cliente, se disponibile e il numero del lavoro assegnato al lavoro
Aggiungi l'importo dovuto e i termini di pagamento, come "Pagabile al ricevimento" o "Tela incorniciata consegnata una volta ricevuto il pagamento", quando la consegna è subordinata al soddisfacimento dell'importo dovuto.
Descrivi i diritti che il cliente sta acquistando, per opere digitali, ad esempio "Solo per uso singolo. Tutti i diritti di ristampa e altri diritti tornano all'artista dopo 30 giorni". Lo studio legale d'arte Stropheus raccomanda di ricordare il diritto di prelazione nel caso in cui l'acquirente desideri rivendere il proprio lavoro.
Fornisci il tuo numero di identificazione EIN - datore di lavoro federale - o il tuo numero di previdenza sociale in quanto le gallerie, i musei e i clienti aziendali hanno bisogno di queste informazioni per il reporting fiscale.
Elenca le opzioni di pagamento che offri, come assegno, PayPal, Square o carta di credito, e fornisci tutti i dettagli dell'account necessari per il pagamento da parte del cliente.
Sezione completa per i costi
Inizia questa sezione con una frase come "Servizi resi come segue:".
Descrivi il compito con abbastanza dettagli che la descrizione sarà compresa da altri in seguito. Ad esempio, invece di "Training Art", scrivi "10 illustrazioni a penna e inchiostro per il manuale di assistenza del caricatore".
Nota la tua struttura tariffaria come una tariffa piatta o oraria più l'importo in dollari corrispondente. Assicurati di includere il numero di ore fatturabili nei prezzi a ore. Aggiungi il costo totale della creatività per questa sezione.
Elencare tutte le spese per le quali si richiede il rimborso. Includi una descrizione sufficiente in modo che il cliente possa abbinare ogni elemento pubblicitario con le ricevute di supporto fornite. Aggiungi un totale per la categoria di spesa.
Indicare eventuali depositi o anticipi effettuati dal cliente.
Annota l'importo totale dovuto, detratto eventuali pagamenti ricevuti fino ad oggi. Kutztown University of Pennsylvania raccomanda l'uso di numeri e parole, come "Totale dovuto: $ 750. Settecentocinquanta dollari".
Segui i consigli di Freshbooks e aggiungi "Grazie per il tuo business!" nella parte inferiore della pagina per aumentare le possibilità di pagamento immediato.
Suggerimenti
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L'utilizzo di un numero diverso da 001 per la prima fattura implica che la tua attività sia più consolidata.
Chiedere ai clienti di pagare con il proprio nome, a meno che non si disponga di un conto corrente commerciale nel nome della propria società o di un account "Doing Business As" presso la propria banca per evitare problemi di riscossione.
