Le aziende utilizzano fogli di calcolo per una varietà di scopi. I programmi possono calcolare, ordinare e analizzare i dati in modo che la gestione sia maggiormente in grado di capire come funziona l'azienda. I fogli di calcolo sono impostati in un formato di griglia. Ogni pezzo di dati viene inserito nella propria cella in modo che possa essere utilizzato correttamente. I dati possono essere numeri o parole. Le parole sono ordinate alfabeticamente e numerate numericamente. I numeri sono calcolati con addizione, sottrazione, moltiplicazione e divisione. Le formule possono anche essere create per effettuare calcoli più complicati.
Le aziende utilizzano fogli di calcolo per tenere traccia dei dipendenti, della produzione e delle finanze. I dati dei dipendenti possono registrare e tracciare gli straordinari e le assenze. Le quantità di produzione possono essere raccolte insieme alle ore necessarie per completare i prodotti. Questi dati relativi a dipendenti e produzione possono essere combinati per analizzare la produttività dei dipendenti in base a quanto prodotto viene prodotto. La direzione può suddividere i dati per mostrare quanto prodotto viene prodotto in media in un'ora, quanti dollari ci vogliono per realizzare il prodotto e quanti impiegati sono stati utilizzati.
I fogli di calcolo possono anche aiutare a tenere traccia delle entrate e delle spese effettive rispetto agli importi preventivati. Gli analisti finanziari possono inserire i dati di budget, che è ciò che il management si aspetta di spendere e guadagnare in un anno, in una colonna su un foglio di calcolo. Una colonna separata può elencare le spese effettive, in modo che possano essere confrontate fianco a fianco. Le colonne totali mostrano cosa è stato fatto da un anno all'altro con il passare dei mesi. Le somme possono quindi essere analizzate per decidere se le cose devono essere fatte per correggere grandi variazioni tra il budget e gli importi effettivi. L'utente del foglio di calcolo può creare grafici dai dati per mostrare un esempio più visivo delle spese o di altre sezioni del foglio di calcolo.
I fogli di calcolo possono essere utilizzati per mostrare informazioni finanziarie sotto forma di dichiarazioni di reddito, rendiconti finanziari e bilanci. Questi sono in genere impostati per estrarre informazioni da un database di informazioni finanziarie o altri fogli di calcolo ad esso collegati. Queste dichiarazioni mostrano profitti netti, attività rispetto a passività e come il denaro si muove all'interno dell'azienda.
Fondamentalmente, i fogli di calcolo possono essere utilizzati per fare qualsiasi cosa che abbia a che fare con i calcoli e sono molto utili quando devono essere eseguiti più calcoli contemporaneamente. Il prezzo del prodotto è un esempio di questo. Un database di prodotti può visualizzare una ripartizione di tutti i componenti e dei relativi prezzi. Se il costo di un componente aumenta, può essere modificato nel foglio di calcolo e i calcoli e i collegamenti lo cambieranno all'interno di tutti i prodotti. Ciò rifletterà quindi il nuovo costo di ciascun prodotto, in modo tale che la direzione sarà in grado di adeguare i prezzi ai propri clienti.
