Gli incidenti accadono. A volte i risultati sono minori; alcuni incidenti, come rottami di treni o aerei, sversamenti di sostanze chimiche o altre sostanze o esplosioni possono avere conseguenze drastiche. Sulla scia di un incidente così grave, il pubblico ha il diritto di sapere cosa è successo e cosa sta succedendo per risolvere qualunque cosa sia accaduta. Il dipartimento per le pubbliche relazioni di un'azienda può fornire ai media una dichiarazione iniziale che illustra i fatti di base dell'incidente e fa sapere alla gente che si sta affrontando la situazione. La dichiarazione deve essere accuratamente scritta in un linguaggio chiaro e conciso.
Nominare una persona per redigere e / o consegnare la dichiarazione di partecipazione ai media. In genere, le aziende impiegano uno staff di pubbliche relazioni per gestire queste questioni. Comprendere, tuttavia, che i media potrebbero aver bisogno di ascoltare gli effettivi responsabili delle decisioni aziendali, come il proprietario o l'amministratore delegato.
Inizia la tua dichiarazione di partecipazione esprimendo la tua preoccupazione per le vittime e la tua empatia per la situazione.
Indicare i fatti di base dell'incidente. Secondo SAE Communications, la tua dichiarazione di partecipazione dovrebbe rispondere alle domande di base su cosa è successo, chi è stato coinvolto, quando è successo, dove è successo e perché è successo. Non sorvolare o ignorare nessuno di questi punti. Se ci sono fatti non pronti per essere condivisi, di solito puoi spiegarne il motivo; per esempio, vuoi informare le famiglie delle vittime prima di rilasciare i loro nomi. Allo stesso modo, puoi rifiutare di discutere la causa dell'incidente in ogni dettaglio fino a quando i risultati dell'indagine non saranno completi.
Nella maggior parte dei casi di un incidente o incidente grave, le aziende non operano da sole, ma cooperano con i primi soccorritori e altre organizzazioni, solitamente legate al governo. La menzione di tali agenzie e il tipo di coinvolgimento è una notizia importante, e aiuta anche ad alleviare i timori in generale - la maggior parte delle persone si tranquillizza sapendo che le agenzie di pronto intervento sono coinvolte in caso di emergenza.
Fornire una linea temporale per quando si indirizzeranno nuovamente i media e in che modo i media potranno contattare l'organizzazione per ulteriori informazioni. Spiegare se e quando la leadership della società, come l'amministratore delegato, sarà disponibile a rispondere a domande e preoccupazioni.
avvertimento
Non speculare o intrattenere speculazioni su ciò che non sai e non attribuire la colpa. Nell'autunno del 2014, un paziente infetto da ebola è stato rilasciato in modo improprio da un ospedale di Dallas. Nelle sue prime dichiarazioni, l'ospedale incolpava le sue infermiere per il rilascio; quando due infermieri coinvolti nella cura del paziente sono stati successivamente infettati, l'ospedale ha suggerito di aver infranto il protocollo. L'ospedale ha ritrattato quelle accuse di fronte a ulteriori informazioni che suggerivano che le infermiere non avevano fatto nulla di sbagliato, e che in effetti lo staff medico era responsabile degli errori, ma la sua reputazione era ormai gravemente offuscata.
