Una lettera di sollecito di offerta ti presenterà come il mittente dell'offerta e inviterà i potenziali risponditori a saperne di più. La lettera riassumerà e trasmetterà i materiali e le indicazioni necessarie per rispondere al tuo invito a fare offerte. Dirai ai tuoi lettori chi sei, cosa stai cercando e come risponderai alle domande degli offerenti. Scopriranno come vorresti ricevere le offerte e qual è la tua cronologia. Mentre le lettere di sollecito delle offerte spesso adottano i formati a colpo d'occhio, tabulari e memo, puoi utilizzare una lettera formale per presentare un riepilogo esecutivo del processo di offerta e evidenziare i suoi punti chiave.
Invita i lettori a inviare proposte di offerta conformi ai tuoi documenti di offerta allegati. I documenti di offerta possono contenere una descrizione del processo di valutazione e le istruzioni dell'offerente che specificano il formato e la sostanza del materiale da presentare. Possono anche includere i termini e le condizioni che gli offerenti devono aspettarsi in un contratto, nonché una descrizione dettagliata o specifiche dei servizi o dei beni che stai sollecitando. Per la guida dei tuoi lettori, fornisci un elenco puntato dei documenti di offerta che hai allegato alla tua lettera.
Identifica te stesso come il procuratore legale. Introduci brevemente la tua attività con una panoramica della tua missione, posizione e sito web. Fornire anche il nome e le informazioni di contatto del punto di contatto del lettore per tutte le questioni relative alla richiesta di offerta. Potresti essere tu o qualcun altro a cui hai delegato la gestione del processo di offerta.
Descrivi lo sforzo per il quale stai sollecitando le offerte. Offri dettagli quali posizione, budget, portata e dimensioni dell'impresa. Discutete su come lo sforzo si adatta ai vostri obiettivi e obiettivi generali.
Presenta il tuo programma per l'intera procedura di offerta. Indica le tue scadenze e posizioni per ricevere lettere di intenti, domande e proposte di offerta. Indicare le date di tutti gli eventi relativi alle offerte pianificati, come ad esempio una riunione pre-offerta, apertura di offerte e shortlist pubblica, selezioni o riunioni premio.
Indica ai lettori le istruzioni per l'offerente allegate per indicazioni dettagliate su cosa inviare e in quale formato. Sottolineare la necessità di prestare particolare attenzione ai formati e ai requisiti prescritti e menzionare la possibilità di squalifica dell'offerta in caso di non conformità. Indicare chiaramente la base oi criteri per l'assegnazione dell'offerta e qualsiasi altra informazione che si desidera evidenziare, come il numero di copie richieste e come le offerte devono essere sigillate, imballate ed etichettate.
Ripeti l'invito a fare un'offerta, quindi ringrazia il lettore per il suo interesse. Chiudi formalmente la lettera e firma il tuo nome e il titolo.
Suggerimenti
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Le sollecitazioni per le offerte possono diventare complesse. Consultare un avvocato prima di finalizzare la lettera di richiesta di offerta e il pacchetto. Correggi la tua lettera per errori di grammatica e di ortografia.
Blocca in formato la tua lettera e poi stampala sulla carta intestata.
