Scrivere lettere di rifiuto di offerta è una parte comune, ma non gradita, della gestione di un'impresa. Una lettera di rifiuto di offerta è scritta da una società per informare un'altra società che l'offerta della società non è stata accettata. Quando scrivi questo tipo di lettera, tieni presente che il tuo messaggio deve essere cortese e diretto. Dovrebbe spiegare i motivi per cui l'offerta è stata respinta e dovrebbe anche comunicare che le future offerte di questa società saranno prese in considerazione.
Prepara il titolo della lettera. Includere la data, il nome della società, il nome della persona di contatto e l'indirizzo della società la cui offerta è stata respinta.
Indirizzare la lettera in modo appropriato e rispettoso. La lettera dovrebbe essere indirizzata usando la parola "Caro" e il nome del contatto dovrebbe essere elencato in seguito.
Inizia la lettera ringraziando la società per l'offerta. Una lettera di rifiuto dell'offerta dovrebbe essere educata e dovrebbe specificamente ringraziare la società per aver offerto l'offerta. Può anche includere la data e il lavoro per cui è stata fatta l'offerta.Se applicabile, includi una frase in cui dichiari di essere stato colpito da alcuni dettagli dell'offerta e di elencare cosa sono.
Rifiuta l'offerta della compagnia. Dichiara cortesemente che l'offerta che è stata fatta da questa società non è stata accettata e che un'offerta di un'altra società ha.
Offri ragioni per il rifiuto. Dopo aver dichiarato che l'offerta è stata respinta, fornire all'azienda un motivo o due per i dettagli del perché questa decisione è stata presa. Può essere dovuto a prezzi o merci di qualità inferiore o perché questa particolare azienda non è ben consolidata. Ciò offre alla società offerente la possibilità di conoscere il problema e avere l'opportunità di correggerlo nelle future decisioni aziendali.
Incoraggiare la compagnia a fare nuovamente offerte in futuro. Chiudi la lettera lasciando la porta aperta per opportunità future. Ciò consente alla società offerente di sapere che le offerte future sono benvenute e che esiste sempre la possibilità che una futura offerta sia considerata ed eventualmente accettata.
Firmare la lettera Usa la parola "Cordialmente" quando chiudi la lettera e firma il tuo nome. Allegare un biglietto da visita con la lettera, incoraggiando ulteriormente la società offerente a continuare le offerte per i progetti futuri.
