Desiderate che i vostri dipendenti approfittino del tempo di vacanza a loro discrezione, ma è vostro compito assicurarvi di avere dipendenti in tutti i reparti durante tutto l'anno, in modo che le normali attività possano continuare. L'unico modo per coordinare le vacanze dei dipendenti è quello di creare un calendario di vacanze master. È possibile utilizzare una varietà di programmi software online o sul proprio computer per confrontare gli orari e gestire correttamente i tempi di ferie dei dipendenti. Puoi anche tenere un calendario cartaceo se preferisci questo metodo.
Articoli di cui avrai bisogno
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Programma di calendario
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Modello di calendario
Calendario elettronico
Passare al software del calendario scelto sul computer o su Internet. Sono disponibili diversi programmi per creare un calendario elettronico che include programmi di elaborazione di testi, software di calendario o programmi online.
Seleziona l'opzione per aggiungere un nuovo calendario e aggiungi un nome per il calendario delle vacanze principali della società. Salvalo sul tuo disco rigido o nella posizione desiderata sulla tua rete o su Internet in base alla selezione del software. Blocca tutti i giorni o le settimane in cui i dipendenti non possono prendere una vacanza o informare i gestori di questa opzione.
Crea i profili per il software scelto che determina i privilegi e le opzioni che le persone hanno. Ad esempio, tu e il tuo backup avete bisogno di diritti amministrativi globali per apportare tutte le modifiche, ma i gestori possono solo aggiungere eventi con orari di inizio e fine che successivamente approvate. Aggiungi utenti e i loro nomi utente al programma e allega il profilo corretto. Lascia che i manager creino le loro password individuali o aggiungine uno generico che possono cambiare. Infine, per rendere il calendario accessibile a tutti i dipendenti, crea un profilo e una password con solo le opzioni di visualizzazione che possono essere utilizzate da qualsiasi dipendente. Se hai molti dipendenti, potresti voler creare diversi utenti generici e password con opzioni di visualizzazione.
Crea un modello elettronico che i dipendenti possano utilizzare per richiedere il tempo di ferie dai loro manager. Aggiungi un posto per l'approvazione del loro manager. Puoi creare questo modello da un programma di elaborazione testi o foglio di calcolo. Rendi questo modello disponibile a tutti i manager per dare ai loro dipendenti quando hanno bisogno di richiedere le vacanze.
Richiedere ai responsabili di reparto di approvare le richieste di ferie fatte dai dipendenti. Chiedi al gestore di digitare le richieste di ferie nel calendario elettronico, ma invitali a inviarti una copia della richiesta di vacanza approvata. Alcune aziende richiedono ai manager di inoltrare queste richieste non appena arrivano, mentre altre potrebbero richiedere aggiornamenti delle richieste di ferie al calendario in un giorno specifico della settimana. Riesaminare e approvare le vacanze aggiunte, se necessario.
Stampare regolarmente una copia del calendario delle vacanze master e inserirla nella sala dei dipendenti, nella cucina o nella stanza delle pause.
Tieni traccia di tutte le richieste di ferie per assicurarti che i dipendenti abbiano il tempo sui libri per le vacanze. Stampare le richieste di ferie approvate e conservarne una copia nei file personali. Inoltrare una copia elettronica della richiesta di ferie al libro paga per i loro registri.
Calendario di carta
Scarica un calendario gratuito da Internet o seleziona un modello di calendario dal programma software scelto. Stampa una copia di questo calendario. È anche possibile ottenere modelli di calendario vuoti dai negozi di forniture per ufficio, se necessario. Pubblica il calendario in una posizione centrale, ad esempio la cucina dell'ufficio, la stanza per le pause o nella stanza della posta.
Blocca le settimane in cui i dipendenti non possono andare in vacanza. Puoi oscurare queste aree o inserire una grande X nei giorni in cui i dipendenti non sono autorizzati a decollare.
Richiedere ai dipendenti di annotare le loro richieste di sospensione e inoltrarle al proprio responsabile per l'approvazione. Una volta che il responsabile approva, la richiesta viene inoltrata all'utente. Quindi, controlla il calendario per assicurarti che tutte le aree della tua azienda abbiano il numero richiesto di dipendenti prima di approvare la richiesta di sospensione.
Aggiungi le vacanze approvate al calendario aziendale secondo necessità. Inoltrare le richieste di ferie approvate al libro paga e conservare una copia per il file del personale del dipendente.
Suggerimenti
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Prima di stabilire un calendario di ferie aziendali rivedere la politica aziendale e la sezione procedure per le vacanze. Se non ne hai uno, dovrai creare la politica e le procedure pratiche per richiedere le vacanze seguendo le procedure scelte per i calendari elettronici o cartacei.
Accertarsi che la politica includa informazioni che indicano che le richieste sono soggette all'approvazione del responsabile e al tempo di vacanza disponibile. Per chiarire eventuali problemi con la politica, potresti voler includere un linguaggio che delinei una base first-come, first-serve per equità, ma indica quando più dipendenti si candidano per giorni liberi nello stesso periodo allo stesso tempo, le ferie sono concesse da anzianità.
Includere il modulo di richiesta di sospensione nella sezione procedure del manuale del dipendente. Distribuisci copie aggiornate da includere nel manuale secondo necessità.
avvertimento
Rivedi le tue politiche e procedure per assicurarti che siano conformi alle leggi statali e federali. Mentre le aziende non sono tenute a concedere le ferie dei dipendenti, quando lo fanno, devono rispettare le leggi federali e statali nell'amministrazione del programma.
Includere un grafico di rateo di ferie nelle polizze in modo che i dipendenti comprendano il numero di ferie a cui hanno diritto in base ai loro anni di servizio.
