La pianificazione è uno di quei banali compiti amministrativi che nessuno vuole fare; tuttavia, l'incapacità di sviluppare un modo sistematico per registrare le date importanti e le pietre miliari può rovinare i piani migliori. Un calendario principale dovrebbe includere date importanti, essere automatizzato e includere un sistema di tickler per informare le persone circa le date imminenti. Al fine di creare un calendario principale in modo efficace deve essere intuitivo, efficiente e avere procedure ben scritte per tutti gli utenti.
Designare una persona per mantenere la responsabilità per la manutenzione e il back-up. Questa persona dovrebbe essere responsabile della revisione e dell'inserimento delle date chiave sul calendario prima della distribuzione.
Inserisci le date e le scadenze finali. Le date finali sono forse la ragione più importante per creare e mantenere un calendario principale comune. Queste date dovrebbero risaltare e essere inserite in grassetto, colorate o maiuscole.
Lavora con professionisti e personale di supporto per determinare le date di tickler prima della scadenza. Questo dipende dall'attività e dall'organizzazione. Ad esempio, potresti voler fornire un promemoria una settimana prima di una riunione di budget importante. Tuttavia, un happy hour di gruppo può richiedere solo un promemoria un'ora prima dell'evento. Inoltre, vorrai costruire in tempo per viaggiare se l'evento non è nelle immediate vicinanze.
Determina un processo per informare gli utenti delle modifiche. Questo può essere un processo formale o informale. Tuttavia, dovrebbe essere chiaramente delineato nelle procedure. Dovrai anche fornire un modo per confermare la modifica. Potrebbe trattarsi di una e-mail veloce con una richiesta di conferma a tutto il personale o ai partecipanti alla riunione.
Fornire un'opzione per includere le date di follow-up. Le date di follow-up sono le date che emergono come risultato di un'altra riunione. Cioè, sono collegati a un incontro originale. Un esempio potrebbe essere un AR (azione richiesta) per il finanziamento da completare prima della riunione successiva. Essere in grado di allegare le date di follow-up alla riunione originale è un buon modo per automatizzare il processo e portare più efficienza alla prossima riunione o evento.
Stampa il calendario principale su base giornaliera e settimanale e distribuisci. Questo è facoltativo a seconda dell'organizzazione.
Posiziona il calendario in una posizione centrale. Questo può essere online, in un file condiviso o in una bacheca condivisa.
