Una richiesta di proposta, anche nota come RFP, è un documento che crei quando devi procurarti nuovi beni o servizi per la tua attività. Una RFP espone le tue esigenze specifiche ai potenziali fornitori e li invita a presentare offerte per te da esaminare, consentendoti di scegliere il fornitore che può fornire il miglior livello di servizio per la tua attività entro il budget consentito. Anche se non esiste un formato standardizzato per scrivere RFP, queste istruzioni passo-passo ti aiuteranno a creare una RFP efficace e chiara per qualsiasi esigenza aziendale.
Articoli di cui avrai bisogno
-
Computer con programma di elaborazione testi
-
Stampante (per la spedizione)
-
Carta (per la spedizione)
-
Buste / affrancatura (per la spedizione)
-
Accesso a Internet (per email)
Determina i tuoi bisogni Vuoi passare un po 'di tempo a determinare esattamente cosa stai chiedendo e quanto sei disposto a pagare per questo. Una RFP riguarderà sia i necessari "have-to-have" (i tuoi requisiti) sia i tuoi "nice-have-have" (i tuoi desideri), ma assicurati di identificare ciò che un fornitore deve fornire o fornire per acquisire la tua attività. Si tratta di una parte essenziale del processo: se non è possibile definire chiaramente le proprie esigenze, non si riceveranno proposte che soddisfano tali esigenze.
Disegna una bozza. Anche in questo caso, mentre non ci sono regole ferree su come comporre una RFP, fornire le informazioni più precise e specifiche che è possibile. Per lo meno, probabilmente ti troverai a utilizzare le intestazioni di sezione che includono un'introduzione (non solo un'introduzione alla tua azienda, ma al progetto / necessità e al modo in cui vorresti vedere risolto questo bisogno), i requisiti (i -to-haves "), i criteri di selezione che utilizzerai per determinare a chi aggiudichi l'offerta, il budget (quanto sei disposto a spendere) e le scadenze (quanto velocemente hai bisogno di questo). Potresti scoprire che dovrai aggiungere o sottrarre sezioni, se necessario per la tua RFP specifica, o persino aggiungere sottosezioni per ulteriori informazioni che un fornitore dovrebbe conoscere prima di fare offerte.
Esamina la tua sezione dei requisiti. Questa è solitamente la sezione più lunga e quella che richiede più attenzione. Assicurati di precisare ciò che hai bisogno di fare, non come ne hai bisogno, a meno che il processo non sia una parte specifica ed essenziale del progetto. Inoltre, usa parole chiare per distinguere tra i tuoi "have have have" (usare will, must e required) e "nice-have-have" (may, can, and optional).
Scrivi la tua richiesta di preventivo È possibile cercare online le RFP di esempio se si dispone del blocco dello scrittore.
Controllo ortografico e correzione di bozze della richiesta di offerta. In alcune industrie, un punto decimale fuori posto può fare un'enorme differenza.
Distribuisci la tua richiesta di preventivo. Puoi inviarlo per posta o via email ai potenziali fornitori che conosci o renderlo disponibile in altri modi, ad esempio inserendolo nel sito Web della tua azienda.
Seleziona la tua offerta vincente.
Suggerimenti
-
Prepara il tuo RFP 8 - 10 settimane prima che tu abbia bisogno del progetto o del servizio. Ciò consente di tempo per le proposte di filtrare e rendere la migliore decisione possibile.
Decidi in anticipo quali criteri di selezione utilizzerai per determinare l'offerta vincente. Tutte le aziende hanno una forza diversa e adatteranno la loro proposta per giocare a quei punti di forza. Stai cercando il prezzo migliore, il venditore più esperto o il tempo di consegna più veloce?
È possibile richiedere ai fornitori di preparare le loro proposte in un modo o in un formato specifico, ma comunicare loro questo requisito nella RFP.
avvertimento
Il venditore di solito paga per preparare la propria proposta / offerta come pratica comune nella maggior parte delle industrie. Tuttavia, si consiglia di scriverlo chiaramente nella richiesta di offerta.
