Ogni richiesta di proposta dovrebbe includere una lettera di accompagnamento, anche se l'offerta contiene un sommario esecutivo. Ognuno ha uno scopo diverso e lavorano insieme non solo per creare una buona impressione, ma anche per dimostrare di comprendere sia le esigenze del cliente che quelle del lavoro. Tuttavia, poiché una lettera di accompagnamento dovrebbe mostrarti capire i requisiti chiave del cliente senza diventare una mini-proposta, alcune persone trovano che sia più difficile scrivere.
Imposta il tono giusto
Il tuo rapporto con il potenziale cliente e, a volte, le istruzioni nel kit RFP, determina se la lettera debba assumere un tono formale o personale. Finché sei onesto e sincero, le lettere personalizzate in cui ti complimenti e ringraziano il cliente sono spesso le più efficaci. Ad esempio, includi affermazioni come "Voglio cogliere l'occasione per ringraziarti per tutto il tuo aiuto" e "il tuo aiuto e la tua guida si sono dimostrati inestimabili" nel corpo della lettera.
Formato e stile
Utilizzando la carta intestata e il formato lettera commerciale, dividere la lettera in tre sezioni: un'introduzione, un corpo e un breve paragrafo di chiusura. Usa un font serif, come Garamond, Georgia o Times New Roman, poiché molte persone trovano i caratteri serif più facili da leggere. Limita la tua lettera di presentazione a non più di una o due pagine.
L'apertura
Apri la lettera di presentazione con una breve dichiarazione di apertura pertinente come "In allegato c'è la proposta che ti ho promesso" o "Mi sono divertito a parlare con te del tuo progetto di proposta". Segui questo paragrafo con un punto in cui comunichi la piena comprensione riaffermando lo specifico requisiti che guidano la RFP. Spiega al lettore se la proposta include eventuali allegati e, se lo fa, evidenzia brevemente il contenuto e termina l'introduzione specificando l'intervallo di tempo in cui il prezzo è valido.
Il corpo
Includere tutte le informazioni richieste, come la cronologia, le qualifiche o i riferimenti della propria attività commerciale che la RFP può richiedere nel corpo della lettera. Concentrare il resto della lettera su come affrontare fino a quattro esigenze chiave del cliente. Ad esempio, utilizzare i punti elenco per riepilogare il modo in cui il prodotto o il servizio soddisferà le esigenze più importanti del cliente. Quindi, espandere su ciascun punto elenco nei restanti paragrafi.
The Close
Nel paragrafo conclusivo, assicuratevi di fornire informazioni complete per la persona di contatto, inclusi nome, titolo, indirizzo, numero di telefono, numero di fax e indirizzo e-mail. Includi un "prossimo passo" o un invito all'azione, come "Ti contatterò più tardi questa settimana per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere" o "Ti chiamerò la prossima settimana per discutere questa proposta" Finisci con un'espressione educata e il tuo nome e il titolo.
