In qualsiasi contesto aziendale, le riunioni sono inevitabili. Più volte, le persone hanno bisogno di partecipare a questi incontri, vederli con terrore. Forse è perché corrono troppo a lungo, perché non c'è una ragione chiara per l'incontro o forse non sembra che nulla venga risolto da questi incontri. Evidentemente non stanno incontrando i cinque Ps di riunioni efficaci: scopo, prodotto, partecipanti, probabili questioni e processi.
Scopo
Lo scopo di una riunione è definito come la ragione per cui la riunione deve essere tenuta, l'agenda o gli obiettivi chiave che devono essere discussi dai partecipanti. Se non ci sono problemi da discutere, non c'è motivo di convocare una riunione. Gli incontri senza uno scopo chiaro sono uno spreco di tempo per tutti.
Prodotto
Il prodotto di una riunione descrive il risultato desiderato che dovrebbe essere raggiunto quando tutto è stato detto e fatto. Questo non è solo il risultato desiderato dell'incontro, ma anche i risultati desiderati di qualsiasi futuro progetto aziendale e merce discussa durante l'incontro. L'affermazione del prodotto della riunione in anticipo consente di tenere le riunioni in pista, evitando che le conversazioni si trasformino in soggetti che non soddisfano lo scopo della riunione.
I partecipanti
I partecipanti alla riunione includono solo le persone che devono essere coinvolte, le persone che hanno punti di vista o posti di lavoro influenzano direttamente lo scopo e il prodotto dell'incontro. Ad esempio, il personale medico ospedaliero non parteciperebbe a una riunione sui sistemi informatici ospedalieri. Le infermiere e i medici, tuttavia, parteciperebbero a riunioni che coinvolgono problemi di salute e malattia o riunioni che li aiuteranno a ottenere le Unità per l'educazione continua, CEU, necessarie per mantenere aggiornate le loro licenze.
Problemi probabili
Le questioni probabili sono le preoccupazioni che possono sorgere tra i partecipanti, i problemi che vedono con lo stato attuale degli argomenti all'ordine del giorno o eventuali problemi che prevedono con le potenziali soluzioni sollevate durante la riunione. Probabili problemi includono anche la cattura di eventuali errori che potrebbero essere sfuggiti durante i preparativi per la riunione. Ad esempio, qualcuno sta facendo una presentazione sulle possibili soluzioni ai problemi elencati nell'agenda. Qualcuno nella riunione può notare che mancano uno o due fatti e che questi fatti potrebbero finire per avere un effetto profondo sul risultato dell'incontro o sulla soluzione. I problemi possono essere un problema con il costo di un progetto o il tempo necessario per completare un progetto.
Processi
Il processo di riunione include i passaggi necessari per mantenere la riunione in pista e raggiungere lo scopo delle riunioni. Potrebbe anche includere la creazione di un piano per il raggiungimento dei progetti futuri e della merce per mantenerli in linea con il completamento. Avere il processo elencato in fasi precedenti consente a tutti gli interessati di assicurarsi che stiano raggiungendo lo scopo e l'esito dell'incontro, del progetto o del merchandising. È un modo per seguire i progressi della riunione.
