Sia che comunichi con dipendenti, fornitori o clienti, assicurarti di produrre messaggi efficaci è di vitale importanza per il successo della tua attività. Per assicurarsi che la comunicazione aziendale sia mirata, è necessario assicurarsi che contenga le cinque caratteristiche comuni ai messaggi più efficaci.
Chiaro scopo
I messaggi efficaci includono uno scopo chiaro per informare, persuadere o collaborare con il pubblico previsto. Il messaggio dovrebbe essere progettato in base al livello di comprensione del pubblico, potenziale reazione e relazione con il compositore. In generale, è meglio includere solo un'idea principale in ciascun messaggio, a meno che non vi siano problemi strettamente correlati che devono essere affrontati insieme. Avere uno scopo preciso nella comunicazione aziendale aiuterà anche a determinare il mezzo utilizzato per consegnare il messaggio.
Canali appropriati
È anche importante scegliere il canale appropriato per consegnare il messaggio. La comunicazione e-mail può essere utilizzata per la consegna a un vasto pubblico, mentre la comunicazione faccia a faccia è più appropriata per i gruppi più piccoli. La comunicazione formale che necessita di documentazione, come le revisioni dei dipendenti o le modifiche delle politiche, sarà la migliore in forma scritta. Spetta al mittente determinare quale presa è più appropriata per un particolare messaggio. Ad esempio, una presentazione video che annuncia una società social è un modo creativo e divertente di eccitare i dipendenti, mentre l'uso di video per annunciare un decesso nella famiglia del CEO può sembrare insensibile. Il mezzo dovrebbe integrare, non distorcere, lo scopo del messaggio.
Fatti corretti
La comunicazione aziendale richiede un alto livello di accuratezza nella segnalazione delle informazioni. Le caratteristiche dei messaggi aziendali efficaci includono date, fatti, risorse e programmi chiari che dovrebbero essere ricontrollati per completezza e chiarezza. Anche i messaggi efficaci sono privi di espressioni gergali, gergali e "corporate talk". Ad esempio, invece di dire che "la società sfrutta le opportunità premium per espandere le strategie", semplificando dicendo "il nostro team utilizza le migliori risorse per aiutare la nostra azienda a crescere".
Messaggi completi
La comunicazione scritta e verbale sarà efficace solo quando i suoi messaggi saranno completi. I messaggi commerciali che raccontano solo una parte della storia sono adatti a confondere i destinatari e non riescono a coinvolgerli come previsto. Un buon test consiste nel chiedere se un messaggio risponde a tutte le seguenti domande: chi, cosa, quando, dove, perché e come. L'unico modo per dipendenti, fornitori o business partner di poter agire su un messaggio è se vengono forniti con il suo ambito completo.
Caratteristiche creative
Indipendentemente dal fatto che la comunicazione aziendale sia pensata per i venture capitalist o il personale di sicurezza, le persone prestano attenzione solo a ciò che li interessa. I messaggi più efficaci sono brevi, coinvolgenti e al punto. La maggior parte delle persone non troverà ogni messaggio interessante, quindi un messaggio efficace nella comunicazione aziendale dovrebbe includere un po 'di creatività. Riassumere e condensare i messaggi aumenterà le probabilità che vengano letti, mentre l'enfatizzazione delle idee di grande interesse incoraggerà il feedback e l'azione.
