Essere assegnato il compito di prendere minuti in una riunione è considerato da alcune persone un compito ingrato.Tuttavia, padroneggiare l'arte di prendere minuti di riunioni efficaci non è solo utile per i partecipanti per capire i problemi, discutere e concordare con gli elementi di azione, ma può anche aiutare gli altri che non erano al tavolo nel loro processo decisionale. Non sottovalutare la potenza e l'efficacia dell'apprendimento su come padroneggiare questa abilità di scrittura.
Articoli di cui avrai bisogno
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Agenda delle riunioni
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Elenco dei partecipanti
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Penna o matita
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Blocco note o laptop
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Dispositivo di registrazione audio (opzionale)
Inizia il verbale della riunione in alto scrivendo il nome della riunione, la posizione, la data e l'ora in cui è stato trattenuto.
Elencare i partecipanti invitati presenti per nome, titolo e dipartimento che rappresentano insieme a quelli invitati ma non presenti. Elenca anche i nomi degli oratori invitati o dei relatori invitati.
Creare una sottosezione per ciascun elemento dell'ordine del giorno e prendere appunti mentre la discussione si riferisce a quell'argomento. Annota la discussione chiave e, se possibile, cerca di indicare il nome della persona associato a qualsiasi punto chiave.
Dopo aver discusso sull'argomento, annota tutti i passi successivi concordati o le decisioni prese intorno all'oggetto dell'ordine del giorno per includere le azioni raccomandate da chi, data dovuta, persone responsabili o dipartimento per l'implementazione, ecc. Questa è la parte più critica del processo verbale. processo poiché ogni piano di azione dalla riunione sarà derivato da questa sezione.
Per eventuali problemi o punti di discussione sollevati ma non risolti, aggiungili a una sezione separata delle pagine minute etichettate come "Problemi irrisolti". I partecipanti alla riunione possono visualizzarli in seguito e l'ospitante della riunione può quindi decidere come gestire al meglio la risoluzione di questi elementi.
Alla fine del verbale, annota la data, l'ora e il luogo della riunione successiva insieme a qualsiasi altra informazione richiesta ai partecipanti in preparazione della sessione successiva.
Infine, assicurati che tutti i partecipanti invitati siano presenti o meno una copia del verbale. È una buona regola per provare a distribuire i minuti entro 24 o 48 ore dopo l'incontro. In questo modo se qualcosa è inaccurato o qualcuno è stato citato erroneamente, può essere corretto mentre è fresco nella mente di ogni partecipante.
Suggerimenti
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È importante avere un elenco accurato dei presenti poiché potrebbe essere importante sapere in seguito chi era presente e prendere parte alle decisioni chiave dell'incontro Ricordati sempre di scrivere sia il tuo nome che la data in cui hai preso i minuti insieme al file nome percorso di dove è possibile trovare i minuti se memorizzati elettronicamente su un computer.
avvertimento
Va bene prendere una stenografia ma provare a non parafrasare o interporre le proprie parole, commenti o opinioni su ciò che pensi che qualcuno abbia detto, sentito o pensato - scrivi i minuti come la persona lo ha dichiarato.
