Un incontro può essere definito come un processo di lavoro collaborativo progettato per rispondere a chi, perché, come e cosa di un particolare obiettivo. Le caratteristiche degli incontri inefficaci includono i partecipanti passivi e un rigurgito di argomenti precedentemente discussi. Gli incontri efficaci sono essenzialmente l'opposto di quello. Riunioni efficaci possono aumentare la produttività, il morale dei dipendenti e i profitti.
Funzione
I cinque passaggi per preparare e condurre riunioni efficaci, noti anche come le cinque P, sono: scopo, piano, partecipanti, partecipazione e prospettiva, nota David Whetten e Kim Cameron nel libro "Sviluppare le abilità di gestione". Scopo indica chiaramente l'intento l'incontro. Il piano è la linea d'azione durante l'incontro. I partecipanti includono i partecipanti e i facilitatori. La partecipazione è necessaria dai partecipanti e dai facilitatori. La prospettiva è l'obiettivo che l'incontro si propone di raggiungere e una sintesi degli accordi che risultano dall'incontro.
Utensili
I giochi sono tra gli strumenti più efficaci utilizzati per condurre riunioni di successo. Si raccomandano giochi veloci, poco costosi, adattabili, a basso rischio e partecipativi. Il brainstorming è un altro strumento utilizzato per raccogliere informazioni e spiegare un problema o una situazione. Altri strumenti per riunioni efficaci includono questionari, sondaggi, interviste e fogli di lavoro.
caratteristiche
Gli incontri efficaci sono fantasiosi, partecipativi, innovativi e coinvolgenti. Iniziano e finiscono in tempo. Qualcuno è stato assegnato per tenere traccia dei minuti e dell'ordine del giorno. Le pause programmate si verificano in orari prestabiliti. Discussioni vivaci e positive sono incoraggiate. I partecipanti sono autorizzati a valutare l'incontro. Gli incontri efficaci terminano con una nota amichevole con il facilitatore che garantisce l'armonia tra i partecipanti.
Frequenza e durata
Peter Honey scrive nel libro "Improve Your People Skills" che gli incontri efficaci si svolgono idealmente al massimo una volta alla settimana, di solito per gli stessi partecipanti. Gli incontri di maggior successo vengono liquidati in un'ora e in genere non si estendono fino a due ore.
Significato
Incontri scarsamente gestiti hanno un impatto negativo sul morale dei dipendenti, facendo diventare alcuni scettici e pessimisti, mentre altri diventano apatici e disattenti. Incontri inefficaci, osserva Barbara J. Streibel nel libro "The Manager's Guide to Efficace Meetings", costano alle aziende miliardi di dollari ogni anno in opportunità perse e tempo perso. Danneggiano l'immagine di un'organizzazione, ne evidenziano la gestione inefficace e riducono la produttività. Riunioni efficaci preservano due delle risorse più preziose di un'azienda: tempo e talento. Incontri collaborativi ed efficaci danno energia ai dipendenti.
