I vantaggi fiscali e di responsabilità derivanti dall'incorporazione della tua attività sono bilanciati da maggiori requisiti legali. Devi gestire la tua attività in base ai requisiti statali e federali per il comportamento aziendale. Un requisito è che tu organizzi un incontro annuale per gli azionisti, anche se sei l'unico proprietario. Devi anche tenere dei minuti per registrare ciò che è successo durante la riunione.
Keep It Simple
Mantenere i verbali della riunione è un requisito legale, ma è anche utile. I verbali dimostrano che hai soddisfatto i requisiti per una riunione legale e fornisci una registrazione delle decisioni, dei voti e delle azioni intraprese. Non è necessario includere ogni minimo dettaglio: ciò che conta è l'esito di un voto, non di ogni punto del dibattito. Devi avere tutti i fatti giusti. Una volta digitati i minuti, a tutti quelli che erano presenti dovrebbe essere chiesto di firmare la loro accuratezza. Questo protegge l'azienda se qualcuno discute una decisione più tardi. Mantieni la lingua semplice e formale, in modo che non ci siano dubbi su come interpretare i minuti.
Notifica
Una società S, anche una società individuale, deve avere uno statuto. Lo statuto stabilisce la data per la riunione annuale degli azionisti, ma è comunque necessario informare gli azionisti in anticipo. La notifica include la data, l'ora e il luogo e un elenco di tutte le azioni che si desidera intraprendere e di eventuali candidati per le posizioni della commissione. Quando si archiviano i minuti, includere una copia dell'avviso di notifica. Se qualcuno è stato avvisato in ritardo, chiedigli di firmare una rinuncia alla notifica. Attaccalo anche ai minuti.
Partecipare
I tuoi minuti dovrebbero elencare tutti coloro che hanno partecipato alla riunione: tutti gli azionisti e tutti i direttori. Se il tuo regolamento stabilisce un quorum - un numero minimo di partecipanti - l'elenco mostra che hai raggiunto il quorum in modo che i voti siano legalmente vincolanti. Se lo statuto non stabilisce il quorum, le regole dello stato entrano in vigore. Le regole possono essere solo il fatto che tu abbia la maggioranza degli azionisti di voto presenti, o una porzione fissa - per esempio un terzo di loro in Delaware - o il tuo stato non può impostare un minimo. Se sei l'unico proprietario, il 100 percento degli azionisti è sempre presente.
Azioni prese
Una tipica riunione annuale include una relazione sulle finanze aziendali e un voto per il consiglio di amministrazione. Il verbale dovrebbe includere l'elenco dei candidati e i voti ricevuti da ciascun candidato. Se la società S vuole decisioni degli azionisti su altre questioni, il verbale dovrebbe indicare il problema e calcolare i voti. Tutti i verbali annuali devono essere archiviati in un file o in un "libro dei minuti" in modo da avere i riferimenti disponibili se qualcuno pone domande su come sono state condotte le riunioni.
