I verbali delle riunioni sono una registrazione di tutte le informazioni importanti discusse e delle decisioni prese durante un incontro di lavoro. Normalmente, un minuscolo designato registra la riunione su un foglio o su un laptop. I verbali delle riunioni assicurano che nulla di significativo detto in una riunione venga dimenticato e impedisca qualsiasi futuro disaccordo su ciò che i partecipanti hanno detto. I verbali delle riunioni sono anche utili per le persone che non sono state in grado di partecipare a una riunione. Assicurati di registrare tutto correttamente seguendo alcune linee guida del verbale della riunione.
Raccogliere informazioni dall'ospite, come i nomi di tutti i partecipanti, lo scopo della riunione e l'ordine del giorno della riunione, prima che inizi la riunione. Questo ti aiuta a seguire nella discussione. Puoi concentrarti sul prendere minuti meglio se non sei un partecipante principale alla riunione. Conferma il tuo ruolo con l'host, se non sei sicuro.
Ascolta attentamente non appena inizia la riunione. Evita di portare distrazioni come telefoni cellulari o, se hai portato un laptop, controlla la tua posta o naviga su Internet. Rimani concentrato sulla discussione a portata di mano.
Registra solo i punti principali. Annotare ogni dettaglio è impossibile e non necessario. Decidi cosa è importante considerando lo scopo dell'incontro. Registra qualsiasi opinione o suggerimento espresso, problemi in disaccordo e decisioni prese.
Parafrasi quando possibile La scrittura di dichiarazioni verbali non è necessaria e richiede troppo tempo. Parafrasando dimostra che hai capito di cosa stanno discutendo i partecipanti.
Numera le tue pagine, se scrivi con carta e penna, per evitare di mescolare documenti.
Fai domande quando necessario. Non aver paura di mettere in pausa o tenere la riunione se è necessario verificare ciò che qualcuno ha detto.
Poni domande immediatamente dopo l'incontro mentre le informazioni sono ancora fresche nella tua mente, se hai bisogno di chiarire un problema troppo complicato da far apparire durante l'incontro.
Scrivi nel modo più oggettivo possibile. Come osservatore dei minuti, il tuo ruolo non è quello di fornire la tua opinione o la discussione dei censori, ma piuttosto di riassumere in modo imparziale ciò che è stato detto.
Controlla i tuoi appunti per l'ortografia, la punteggiatura e la chiarezza quando li rivedi più tardi. Scrivi una buona copia prima di distribuire i minuti alle persone necessarie.
