Che si tratti di un'associazione condominiale o di una multinazionale, i verbali delle riunioni costituiscono la base legale per qualsiasi azione intrapresa dal gruppo. Stanziamenti, polizze, acquisti - qualsiasi attività della società, senza scopo di lucro o di profitto - devono essere registrati in minuti. Alcune organizzazioni sono più informali di altre - probabilmente non ascolterete un vicino che si muove per porre una mozione sul tavolo in un comitato di chiesa - ma tutti devono operare secondo le decisioni prese dai loro organi di governo. I verbali forniscono la prova di tali azioni e definiscono il loro intento.
Essere preparato
Pianificare in anticipo. Assemblare l'agenda e un elenco dei membri o incontrare i partecipanti in mano prima della riunione. Se il tuo gruppo non opera abitualmente con un'agenda, incoraggiala a iniziare a farlo per mantenere l'attenzione. Scopri quanti membri sono necessari per condurre gli affari, quindi puoi notare la presenza di un quorum nei minuti se necessario.
Crea un modello da utilizzare per le tue note. Includere spazi per data, ora e posizione e una lista di controllo dei membri per spuntare i partecipanti e le assenze. Se la riunione comporta un'introduzione pubblica, includi le righe per i nomi e i problemi relativi a ciascun indirizzo. Diversi siti Web come Meetingtemplates.com offrono modelli gratuiti per una varietà di tipi di riunioni.
Compilare la data, l'ora, il luogo, i partecipanti e le informazioni sul quorum durante la riunione. Nota chi ha chiamato la riunione per ordinare e il tempo. Se possibile, chiedi ai membri del pubblico presenti di registrare i loro nomi in modo da non dover chiedere come scriverli. Nei grandi gruppi di membri, fai circolare un foglio di iscrizione per ricontrollare la tua lista di controllo di presenza.
Esegui con precisione
Registra ogni problema e ogni azione intrapresa su ciascuno di essi. Includere sempre il nome del membro che ha fatto la mozione. In generale, la prima mozione consiste nell'accettare i verbali di una riunione precedente, seguiti da eventuali relazioni di commissione. Includere raccomandazioni e azioni intraprese in risposta. Conservare relazioni di commissione scritte da includere con i verbali finali. Non tentare di riassumere le discussioni.
Nota i nomi di coloro che introducono, spostano o in altro modo sostengono l'azione insieme a un'accurata riaffermazione di ogni movimento. Molte organizzazioni registrano anche la persona che secondi la mozione. Non esitare a chiedere una riformulazione o un chiarimento: questo documento ufficiale vincola il gruppo a un'azione specifica.
Registra i voti in base al sistema della tua organizzazione. Avrai bisogno di almeno un conteggio dei voti. Alcuni gruppi aggiungono anche nomi e registrano il modo in cui ogni individuo ha votato.
Registra il tempo e il metodo di aggiornamento. Firma il tuo nome come segretario-minuto-custode.
Seguire attraverso
Scrivi subito i minuti, mentre l'incontro è nuovo nella tua mente. Portali al leader per l'approvazione entro un giorno o due insieme a un elenco di rapporti o esposizioni.
Invia minuti ai membri e ai partecipanti che li hanno richiesti tramite e-mail, posta di prima classe, un'app condivisa come Microsoft OneNote o un programma cloud come Google Drive.
Preparare una copia ufficiale e allegare rapporti originali e mostre per il record permanente.
Suggerimenti
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Cerca di perfezionare un modello per le esigenze della tua organizzazione piuttosto che cercare di adattare le note della riunione a un modello astratto. Molti modelli di business sono troppo informali per riunioni organizzative o pubbliche.
Incoraggia l'uso delle regole dell'ordine di Robert nella tua organizzazione. È un formato ampiamente utilizzato che può essere adattato alla riunione formale e informale.
