Le organizzazioni che hanno un processo di gestione dei contratti in atto possono risparmiare tempo e denaro e quindi avere un vantaggio sul mercato. Al centro di un sano processo di gestione dei contratti è una posizione centrale in cui tutto il linguaggio del contratto è facilmente accessibile.
Analizza il contratto
Rivedere il contratto per assicurarsi che contenga tutte le informazioni pertinenti. Un contratto solido definisce chiaramente i ruoli e le responsabilità delle organizzazioni e degli individui. Dovrebbe descrivere in dettaglio tutti i tempi e le scadenze, identificare come verranno misurati i risultati finali e definire chiaramente le modalità di pagamento.
Capire lo sfondo
Prendendo tempo per discutere all'interno dell'organizzazione il ruolo del fornitore di servizi e il rapporto che si è sviluppato contribuirà a definire i termini del contratto. Se necessario, incontrare il fornitore di servizi per identificare eventuali problemi in sospeso. Una solida relazione con il fornitore di servizi può contribuire a definire un contratto vantaggioso per entrambe le parti.
Stabilire protocolli di monitoraggio
Assicurati che siano in atto sistemi per raccogliere dati, monitorare le scadenze, riferire sulle prestazioni e organizzare la contabilità. Le procedure ben definite fanno risparmiare tempo e denaro.
Ottenere documentazione necessaria
È fondamentale, all'inizio di un contratto, identificare tutte le licenze e la documentazione necessarie, confermare che tutte le informazioni sono aggiornate e condividere queste informazioni con il fornitore di servizi.
Informare tutte le parti
I membri del team di gestione dei contratti e le altre parti interessate dovrebbero essere informati inizialmente delle loro responsabilità nel processo del contratto. Le responsabilità per tutta la durata del contratto dovrebbero essere chiaramente delineate in modo che tutti i membri del team comprendano le proprie responsabilità.
Gestisci i problemi
Quando il contratto è firmato, tutti i problemi irrisolti devono essere gestiti in modo da non causare problemi durante la durata del contratto. Le questioni irrisolte al momento della firma del contratto devono essere trascritte e la soluzione ei tempi concordati. Questo è anche un buon momento per identificare gli elementi del contratto che saranno lasciati per lo sviluppo futuro. Qualsiasi articolo che richiede una variazione nel contratto iniziale deve essere accuratamente registrato e gestito.
Valuta la transizione
Una fase di transizione sarà presente in alcuni contratti. Al termine di questa fase, le parti dovrebbero incontrarsi per valutare l'esecuzione complessiva del contratto. In alcuni casi, il periodo di transizione è quando vengono definiti i dettagli finali del contratto; in questi casi, una valutazione approfondita del periodo di transizione è fondamentale. Questo è anche il momento di determinare le disposizioni contrattuali come le risorse che saranno necessarie.
Valutare le prestazioni
La gestione della performance dovrebbe essere continua per tutto il contratto. La valutazione continua dei dati relativi alle prestazioni, proseguendo su ciò che funziona e correggendo ciò che non lo è, contribuirà a ricreare termini contrattuali a beneficio di tutte le parti.
Gestisci le variazioni
Tutti i contratti dovrebbero includere disposizioni per le variazioni, che dovrebbero essere consentite solo in determinati casi. Le variazioni contrattuali dovrebbero sempre essere definite per iscritto da un emendamento formale. Dovrebbe essere in atto un processo standard di gestione delle modifiche per tutte le varianti.
