La maggior parte delle funzioni aziendali non dirette da politiche e procedure diventa caotica e disorganizzata. La conservazione dei record non è uno degli aspetti più eccitanti del business, ma è uno dei più vitali. Un sistema organizzato per l'archiviazione dei documenti elimina i record inutili e protegge l'azienda in caso di audit. Sapere quando tenerlo e quando lanciarlo è un passo cruciale nello sviluppo di un'operazione commerciale di successo.
Programma di conservazione universale
Tutte le società dovrebbero sviluppare un sistema di conservazione dei record che sia universale per tutti i reparti. Porta tutti sulla stessa pagina quando si tratta di archiviare i record. Ricerca le leggi e gli statuti per il tuo settore aziendale e operativo. Ad esempio, uno studio legale può avere esigenze diverse rispetto a un piccolo negozio di alimentari. Se necessario, consultare un avvocato per creare questo sistema. Indicizza il piano in base alla funzione e al reparto. Crea un programma e assegna i codici di classificazione.
Inventario dei registri
L'inventario dei record è un passaggio cruciale nella gestione della conservazione. Questo è un elenco accurato di tutti i record, elettronici e cartacei, all'interno della vostra organizzazione. L'elenco dovrebbe specificare un titolo per ciascun record, come "Libro mastro generale" e la posizione del documento. Inoltre, includere una classificazione per i record. Questo sarà il punto di riferimento della fidelizzazione in base al programma della tua azienda. Ad esempio, componi un foglio di calcolo; la prima colonna sarebbe un titolo, "Rapporto sull'invecchiamento della contabilità fornitori". L'intestazione della seconda colonna sarebbe una classificazione, "Contabilità fornitori". La colonna tre potrebbe essere un dipartimento, "Contabilità". Il resto del foglio di calcolo potrebbe comportare la posizione, "East Storage Room, Cabinet Four" e il codice di conservazione, "Schedule A."
Valutazioni del documento
Il processo di valutazione comporta un'analisi a livello aziendale dei record sul posto per eliminare i documenti che superano il periodo di conservazione. Questa forma di pulizia della casa elimina l'accumulo di record in eccesso. Utilizzando la lista di inventario dei record, distruggi i documenti scaduti. Una volta completato, rivedere tutto lo spazio di archiviazione e aggiornare l'inventario. Durante questo periodo, esamina le leggi per riconoscere eventuali modifiche apportate dall'ultima revisione. Pianifica le revisioni su base annuale, trimestrale o mensile.
