La riscossione dei crediti dei dipendenti attuali ed ex è di primaria importanza per un'organizzazione. Un numero crescente di aziende offre ai dipendenti l'opportunità di usufruire dei prestiti della propria azienda a condizioni rilassate, a patto che la società si aspetti ancora un recupero tempestivo del prestito.
La regolare procedura per la riscossione del debito è regolata dal contratto di prestito che stabilisce che la società dedurrà pagamenti periodici dallo stipendio di un dipendente. Tuttavia, in alcuni casi, la società può consentire a un dipendente di differire il pagamento. Se un dipendente non riesce a effettuare pagamenti puntuali o il debito diventa cattivo, alla società non resta altra scelta che iniziare il processo di recupero.
Fornire una comunicazione scritta al dipendente, preferibilmente consegnata a mano. La comunicazione deve essere firmata da un funzionario incaricato della riscossione dei debiti e deve essere notificata almeno 30 giorni prima di procedere alla compensazione con il conto dei dipendenti. L'avviso dovrebbe menzionare chiaramente l'intenzione della società di riscuotere il debito mediante detrazione dal conto corrente disponibile del dipendente.
Dare al dipendente l'opportunità di entrare volontariamente in termini di rimborso con la società e proporre un piano di rimborso. Se il dipendente risponde, stipula un accordo scritto con il dipendente, inclusi tutti i dettagli sul pagamento del debito.
Organizzare un'audizione da parte di un funzionario imparziale presentando una petizione relativa all'esistenza del debito e al piano di rimborso, se gli sforzi per il recupero volontario sono già falliti. Il dipendente deve acconsentire all'udienza che accetterà la decisione presa dal funzionario dell'udienza.
Spiega al dipendente che dichiarazioni consapevolmente false possono portare a provvedimenti disciplinari o sanzioni penali. Citare eventuali diritti e protezioni disponibili secondo la legge.
Fornire un avviso finale al dipendente che spieghi che, a causa della negligenza del dipendente e della mancanza di volontà a pagare, la società non ha altra scelta che aggiustare il debito dalla paga corrente o dai fondi in possesso della società. La notifica deve menzionare che i debiti che sono stati successivamente rinunciati o ritenuti non dovuti alla società saranno rimborsati al dipendente.
