Le organizzazioni e le aziende di tutte le dimensioni possono beneficiare di un sistema di registro telefonico per tenere traccia delle telefonate e delle informazioni di contatto vitali. Ad esempio, professionisti come avvocati e contabili si affidano ai registri telefonici per tenere traccia dei clienti e per registrare l'ammontare del tempo fatturabile trascorso servendo ciascuno.
Metodi di registro del telefono di base
Utilizzare i registri del telefono per tenere traccia delle chiamate in entrata e in uscita. Registrare dati sui clienti, come numeri di telefono e di lavoro, e-mail e informazioni sul sito web. Per i registri telefonici tradizionali, mantieni i dati protetti mettendoli in un posto sicuro fuori dalla portata del pubblico quando non vengono utilizzati. Su un sistema elettronico, mantenere i messaggi protetti limitando l'esposizione ai dati e l'installazione di una password. Se l'ufficio ha un addetto alla reception, integrare il registro del telefono con lei in modo che le chiamate vengano restituite in modo tempestivo ed efficiente. Dalle accesso alle caselle di posta degli utenti in modo che possano facilmente controllare i messaggi.
Funzionalità avanzate
Predisporre l'accesso remoto e di inoltro del registro telefonico dal telefono cellulare o dal computer. Integrare messaggi di testo ed e-mail nel sistema di registrazione del telefono per una maggiore flessibilità. Organizza i messaggi telefonici in cartelle personali per un facile accesso. Configura cartelle pubbliche se desideri condividere i dati con il resto dell'ufficio. Configura le notifiche in modo da ricevere i messaggi non appena arrivano. Inserisci le chiamate non urgenti in una cartella per la migliore gestione del tempo. Stabilire un sistema per restituire tutte le chiamate telefoniche entro un ragionevole lasso di tempo e impostare promemoria in modo che nessuna chiamata importante venga dimenticata. Per un sistema di backup efficace, organizzare i gruppi di distribuzione per ricevere le notifiche.
Log telefonici tradizionali
Utilizzare un sistema di registro telefonico tradizionale annotando le informazioni su un pad progettato per tenere traccia dei chiamanti e delle loro informazioni. Alcuni pad di registrazione del telefono sono dotati di un carbone per creare automaticamente un record duplicato per la memorizzazione. Prima dell'era elettronica, i dirigenti, gli impiegati e gli individui tenevano traccia delle telefonate scrivendo nomi, numeri e altre informazioni su singoli pezzi di carta o pad progettati per questo scopo.
MyWorkTools
Prendi in considerazione l'utilizzo di MyWorkTools, che offre un documento modello Word come registro telefonico per le chiamate in entrata e in uscita. Lo strumento può essere utilizzato come sistema di gestione del tempo e di misurazione della produttività che tiene traccia della data e dell'ora di ciascuna chiamata, numero composto e durata della chiamata, nonché lo scopo della chiamata. Lo strumento consente di risparmiare tempo poiché elimina la necessità di dedicare una media di due ore o più a creare manualmente un registro telefonico simile.
Sistema elettronico PhonePad
Scarica la versione di prova gratuita del sistema PhonePad, che utilizza un'applicazione Windows per archiviare tutte le informazioni sulle chiamate in un'unica casella di posta. Le icone colorate e la codifica forniscono il riconoscimento dello stato dei messaggi istantanei e i messaggi sono disposti per indicare se sono nuovi, letti o necessitano di un follow-up. Il PhonePad ha l'aspetto di un messaggio cartaceo per un'interfaccia utente intuitiva. I messaggi sono supportati dalla formattazione del testo in diversi tipi di carattere, colori, stili e dimensioni. Più messaggi possono essere aperti contemporaneamente e anche i messaggi di testo sono supportati. La rubrica integrata memorizza i precedenti dati del chiamante.
Registri PDA o cellulare
Utilizzare un registro telefonico progettato per il proprio PDA o telefono cellulare, come PhoneLog 2.0, per il dispositivo mobile PalmPilot. PhoneLog tiene traccia di tutti i messaggi telefonici ricevuti e lasciati ad altri. Inoltre, è possibile creare facilmente un elenco facilmente accessibile per le chiamate di ritorno. PhoneLog fornisce una registrazione completa delle conversazioni. Il sistema è anche personalizzabile e può essere facilmente integrato.
