Scrivere una fattura per ore lavorate o un servizio specifico reso a un'altra azienda o individuo richiede un approccio leggermente diverso da quello utilizzato per la vendita di un prodotto tangibile. Piuttosto che riscuotere un prezzo stabilito al dettaglio o all'ingrosso, si effettua la fatturazione per ore lavorate a una tariffa concordata o per un servizio specifico eseguito per un prezzo concordato. La fatturazione per servizi resi richiede attenzione ai dettagli.
Comunica ai tuoi clienti quando e come li fatturerai per il tuo lavoro. Se fatturate una parte anticipatamente prima di iniziare un progetto, dovete informare i vostri clienti. Se fatturate lavori in corso piuttosto che aspettare il completamento del contratto, assicuratevi che il vostro cliente sia d'accordo. Molte piccole imprese fatturano elettronicamente. Fai sapere ai tuoi clienti che riceveranno fatture inviate via email solo per non eliminarle accidentalmente.
Mantieni buoni risultati. Compilare i registri delle date e delle ore lavorate e la natura dei servizi resi. Rivedi il contratto di progetto o il contratto di servizio per aggiornare la memoria sui termini specifici. Verifica il nome e l'indirizzo. Includi il numero di riferimento della fatturazione del cliente, se disponibile.Includi il tuo numero di riferimento del file, se applicabile.
Usa un formato semplice. Ciò rende più efficiente il processo di fatturazione. È inoltre possibile utilizzare un programma software per standardizzare il formato della fattura. La fattura deve includere i campi per i numeri di riferimento della fattura, la data di fatturazione, la ragione sociale e l'indirizzo e il nome dell'amministratore delegato a cui viene inviata la fattura. Lascia ampio spazio per dettagliare i servizi resi insieme ai codici di progetto o prodotto applicabili.
Specificare l'importo della fattura. Le ore possono essere le ore effettive di servizio fornite a una tariffa oraria concordata o i servizi specifici forniti per l'importo della fattura. Ad esempio, se si sta costruendo un portico, è possibile aver redatto il piano, selezionato il legname e gettato le fondamenta per il telaio durante un periodo di fatturazione. È possibile elencare le attività e specificare un importo in un'unica soluzione. In alternativa, è possibile elencare ciascuna attività separatamente, indicare le ore lavorate per ciascuna e quindi calcolare l'importo della fattura moltiplicando le ore lavorate e la tariffa oraria.
Includi documenti di supporto quando appropriato. Ad esempio, se si dovessero utilizzare servizi di corriere o servizi di duplicazione per completare le attività, allegare copie delle ricevute.
