Fit / Gap Analysis viene utilizzato per valutare ogni area funzionale in un progetto di business o processo aziendale per raggiungere un obiettivo specifico. Include l'identificazione di dati chiave o componenti che si adattano al sistema aziendale e lacune che necessitano di soluzioni. Questa tecnica si basa su diversi obiettivi, tutti incentrati sulla determinazione delle componenti chiave necessarie per raggiungere le migliori pratiche all'interno di un'organizzazione.
Scopo
Per ogni progetto, lo scopo principale di Fit / Gap Analysis è quello di garantire che ogni progetto sia eseguito secondo i metodi considerati sia efficaci che efficienti. Raccomanda inoltre emendamenti, come le questioni chiave e le interfacce che necessitano di adeguamenti delle politiche, per ogni processo aziendale per garantire risultati mirati.
Sessione di adattamento / spazio
L'analisi Fit / Gap viene effettuata attraverso una serie di sessioni da parte del proprietario del business o del progetto, manager, esperti aziendali o consulenti. Ogni sessione di lavoro si concentra su una premessa chiave: sviluppare input che l'organizzazione utilizzerà come parte delle sue regole e dei suoi regolamenti standard. Tutte le questioni chiave e gli argomenti controversi sono trattati in ogni riunione. I rappresentanti della direzione sono tenuti a partecipare a ciascuna sessione che affronta un problema o una preoccupazione chiave.
Copertura della sessione
In una sessione di analisi Fit / Gap, vengono solitamente trattati i seguenti aspetti e misure: definizione dei requisiti per le necessarie conversioni dei processi aziendali; riconoscere tutte le attività personalizzate che dovrebbero essere eseguite; ideare misure di prova; identificazione delle procedure di sicurezza, reporting e documentazione; e creando regole e processi standard.
Elaborazione delle informazioni
Dopo il regolamento preliminare o la discussione delle questioni, vengono definite le attività necessarie per modificare o affrontare questi problemi. Il team rivede tutte le informazioni sul problema o preoccupazione. Vengono inoltre eseguite la documentazione e la valutazione dei file delle fasi precedenti che comportano misure di cambiamento organizzativo.
Identificazione del compito
Sono elencate tutte le attività necessarie per avviare le raccomandazioni da un'analisi di Adattamento / Gap. Le dipendenze tra le attività sono determinate per strutturare il piano di ripartizione del lavoro. Tutte le risorse essenziali per svolgere ciascuna attività vengono quindi identificate per ciascun gruppo di funzioni all'interno dell'organizzazione. Infine, i ruoli e le funzioni dei membri del team e dei gruppi di funzioni sono specificatamente designati.