Anche se le e-mail e le telefonate rapide sono sufficienti per molti scopi aziendali, ci sono ancora alcune cose che devono essere gestite con la permanenza e la professionalità di una lettera. Situazioni diverse richiedono lettere diverse e, anche se ci sono molte ragioni diverse per cui potresti trovarti a dover scrivere una lettera professionale, può essere utile familiarizzare con alcuni dei più comuni tipi di lettere commerciali in anticipo.
1. Ordina lettere di presentazione
Come suggerisce il nome, una lettera di collocamento dell'ordine viene scritta per effettuare un ordine di merci. Queste lettere sono molto comuni, ma sono anche molto formali e dovrebbero essere scritte in un modo molto preciso e specifico, motivo per cui potrebbe essere utile cercare un modello per queste lettere prima di scriverne uno.
2. Lettere di vendita introduttive
Quando vuoi vendere prodotti a un nuovo cliente, devi presentarti. Questo è molto simile al modo in cui ti presenteresti a qualcuno a una festa poiché desideri fare una prima impressione eccezionale in entrambe le situazioni. Desiderate mostrare al vostro cliente target quali prodotti o servizi offrite, come questi possono aiutarli e cosa rende la vostra attività diversa dagli altri.
3. Annunci di lettere circolari
Una circolare è così chiamata perché è diffusa da un vasto pubblico. In altre parole, mentre la maggior parte delle lettere sono corrispondenza privata tra due o più parti, una circolare viene distribuita a gruppi enormi contemporaneamente. Poiché questi sono destinati a molti lettori, dovrebbero essere scritti per il membro del pubblico di destinazione. Ricordati di tenerli abbastanza generici da piacere a tutti quelli che li ricevono.
4. Lettere di riconoscimento
Queste lettere vengono inviate solo per riconoscere che la tua azienda ha ricevuto un documento commerciale o un pacchetto. Essenzialmente funzionano come una ricevuta e devono essere inviati non appena l'oggetto è stato ricevuto.
5. Lettere di follow-up
Le lettere di follow-up possono essere inviate dopo molti tipi di corrispondenza. Un candidato di lavoro può inviare un seguito dopo un colloquio. Un venditore può inviare uno una settimana o due dopo l'invio di una lettera di vendita introduttiva. Possono essere inviati dopo una riunione per ribadire gli accordi presi da entrambe le parti. In sostanza, questi servono semplicemente a ricordare al destinatario una comunicazione preventiva e ad incoraggiare i progressi nella fase successiva della relazione o del progetto.
6. Lettere di scuse del servizio clienti
Nel mondo degli affari, a volte le cose vanno male. Indipendentemente dal fatto che sia stata la colpa della tua azienda e se sia stata o meno prevenuta, una lettera di scuse può fare molto per rimediare a una relazione con un cliente che ha subito un torto. Queste lettere spesso passano attraverso l'ufficio legale per garantire che la società non si esponga alla responsabilità legale.
7. Lettere di interesse
Mentre le lettere di interesse sono più comunemente utilizzate dalle persone in cerca di lavoro che informano i datori di lavoro del loro interesse in una posizione con la società, possono anche essere usate per esprimere che la vostra azienda è interessata a lavorare su un progetto specifico con un'altra azienda o organizzazione non profit.
8. Lettere di condoglianza
Sia in lutto per la perdita di un dipendente, rivale, partner o chiunque altro nella tua cerchia professionale, le lettere di condoglianze non sono facili da scrivere, ma possono essere un gesto toccante per le persone più colpite dalla morte.
9. Memorandum in ufficio
Mentre i memo sono spesso informali, queste comunicazioni interne sono come lettere commerciali da un dipendente all'altro. I promemoria possono essere scritti su quasi tutti i temi, dalle aggiunte del codice di abbigliamento alle infrazioni gravi dei dipendenti.
10. Lettera di encomio
Mentre è sempre bello lodare un dipendente che va al di sopra e al di là, questi dovrebbero essere riservati per azioni veramente notevoli dal momento che più spesso vengono distribuiti, meno significano per coloro che li ricevono.
