Indipendentemente dal vostro settore, capire come scrivere una lettera commerciale di base è un must per tutti gli uomini d'affari. Sebbene la corrispondenza commerciale di base sia molto comune, ci sono diversi tipi di lettere commerciali nella scrittura tecnica. Le lettere commerciali differiscono per pubblico, scopo, autore e formato specifico.
Riprendi la lettera di presentazione
Gli uomini d'affari usano la lettera di presentazione del curriculum nel processo di domanda di lavoro per "vendersi" all'organizzazione a cui stanno cercando di aderire. La lettera di accompagnamento è la prima impressione che farai in cerca di lavoro sul tuo potenziale datore di lavoro, ei datori di lavoro usano spesso la lettera di accompagnamento come cartina di tornasole per determinare se vale la pena leggere il curriculum. Secondo il Purdue Online Writing Lab, dovresti scrivere la tua lettera di presentazione in una voce narrativa, mettendo in evidenza le esperienze e le abilità che ti hanno preparato per il lavoro che stai cercando. Il centro di scrittura dell'Università della Carolina del Nord a Chapel Hill suggerisce di scrivere in un tono che si trova tra estremamente conversazionale ed estremamente formale. Utilizzare frequentemente i verbi di azione quando si scrive la lettera di accompagnamento e utilizzare l'annuncio o la descrizione del lavoro desiderati per trovare parole chiave, ad esempio "orientate ai dettagli", che dovrebbero essere incluse nella lettera.
Lettera di affari persuasiva
Se stai scrivendo una lettera commerciale persuasiva, stai cercando di convincere il destinatario a intraprendere azioni consigliate. È possibile scrivere questo tipo di lettera commerciale a un dipendente, supervisore, cliente o collega o ad altre parti all'interno o all'esterno della propria organizzazione. Una lettera commerciale persuasiva deve indicare lo scopo (convincere) entro le prime frasi, secondo EnglishClub. La scrittura aziendale è concisa perché gli uomini d'affari sono stereotipicamente occupati. È molto importante che la tua lettera arrivi rapidamente al punto e non sprechi tempo con introduzioni, socializzazione o dettagli inutili. Indica la linea di condotta che desideri che il tuo lettore prenda nelle prime righe e spenda il corpo della lettera delineando i benefici dell'azione o spiegando perché dovrebbe essere presa. Assicurati di includere chiaramente tutti i dettagli necessari. EnglishClub suggerisce anche che dichiari chiaramente anche se richiedi una risposta.
Quando scrivi una lettera commerciale persuasiva, analizza il tuo pubblico. Chi scriverai determinerà quali informazioni includere. Ad esempio, aggiungerebbe un'introduzione solo se la persona con cui stai scrivendo non ti conosce. Inoltre, un manager potrebbe trovare diversi vantaggi nel corso dell'azione rispetto a un cliente.
Lettere di scuse
Anche se sono uno dei tipi più comuni di lettere commerciali, le lettere di scuse sono anche una delle più difficili da scrivere. Devi scrivere su "salva volto", consentendo alla tua azienda di mantenere l'integrità offrendo al contempo scuse sincere per l'indiscrezione. Come altre comunicazioni commerciali, vai dritto al punto. Scrivi l'intento della lettera - per scusarti - e per cosa ti chiedi scusa nel primo paragrafo. Secondo ABusinessResource, il tuo prossimo paragrafo dovrebbe chiedere alla parte lesa di perdonare l'errore e spiegare come è stato commesso l'errore, oltre a tutto ciò che viene fatto per assicurarsi che non accada di nuovo. Infine, dovresti ripetere le tue scuse e offrirti di compensare l'errore con uno sconto, merce gratuita o in altro modo appropriato. In una lettera di scuse, non apparire mai sulla difensiva e fornire sempre le informazioni di contatto di qualcuno che possa affrontare al meglio il problema.
