Come gestire un inventario della Chiesa

L'inventario per le organizzazioni religiose può essere sia oggetti fisici che set di abilità dei membri della congregazione disposti a donare il proprio tempo. Coloro che sono disposti a donare il loro tempo e le loro competenze dovrebbero essere presi in considerazione in modo che possano essere correttamente utilizzati a beneficio della chiesa. Le risorse della chiesa fisica devono essere documentate per iscritto con i documenti archiviati in modo sicuro in più posizioni. Molte persone possono aiutare a preparare un inventario iniziale della chiesa, ma la conservazione e la conservazione sicura di esso dovrebbe essere assegnata a un designato. La raccolta dell'inventario iniziale potrebbe richiedere fino a una settimana e la riconciliazione annuale delle scorte non dovrebbe richiedere più di un giorno o due. Questo progetto richiede attenzione ai dettagli.

Articoli di cui avrai bisogno

Software di foglio di calcolo
Internet
Stampante / copiatrice
appunti
Matita
etichette

Inventario di oggetti fisici

Ottieni un modulo di inventario per chiese pronto da Internet o creane uno utilizzando un foglio di calcolo. Nella parte superiore del modulo, includi il nome e gli spazi dell'organizzazione per il numero di foglio e il nome della posizione. Sotto di questo, crea colonne intitolate "Numero di serie", "Descrizione articolo", "Data acquisita", "Valore iniziale" e "Mantieni / Disponi". Stampa copie del modulo da utilizzare in ogni stanza della chiesa e apporre negli Appunti.

Distinguere tra forniture e attrezzature, rilevando una quantità in dollari che quantifica la distinzione. Ad esempio, articoli con un costo inferiore a $ 500 ciascuno sono considerati forniture mentre gli articoli con un costo superiore a $ 500 ciascuno sono considerati attrezzature. A causa del suo valore, l'apparecchiatura dovrebbe essere inventariata mentre non è necessario inventariare i materiali di consumo.

Creare un elenco sequenziale di numeri seriali utilizzando il foglio di calcolo e stampare i numeri, uno ciascuno, su etichette da 1 pollice. La prima volta che l'inventario viene mai prelevato, i numeri seriali devono essere in formato numero unico anno-mese. Il numero univoco è quello che cambierà in sequenza, ad esempio: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Inizia in una stanza e identifica tutti gli oggetti che contano come equipaggiamento. Una volta identificato, allegare un'etichetta con il numero di serie nella parte inferiore di ciascun articolo in modo che gli elementi possano essere rintracciati.

Annota il numero del foglio e il nome della stanza utilizzando i moduli di inventario negli Appunti. Per ogni articolo dato un numero di serie, registrare i dati in tutti i campi presenti nel modulo di inventario.

Il campo della descrizione dovrebbe avere una panoramica dell'elemento. Il campo seriale dovrebbe contenere il numero che hai apposto sul fondo dell'elemento. Quando si acquisiscono le informazioni iniziali sull'inventario, la data acquisita e il valore iniziale potrebbero non essere disponibili. Se lo è, completare il modulo di conseguenza. In caso contrario, scrivere la data corrente nel campo acquisito per data e stimare il valore. Se un oggetto viene tenuto, metti semplicemente un assegno nel campo. Se è stato smaltito, annotare la data di smaltimento.

Spostare da una stanza all'altra ripetendo i passaggi 4 e 5. Ricordarsi di continuare a notare il numero del foglio e il nome della stanza nella parte superiore di ogni foglio mentre si cambia posizione.

Crea singole copie dei moduli di inventario completati. Inserire una copia ciascuno, in ordine sequenziale per numero di foglio, in un raccoglitore a tre anelli. Collocare un raccoglitore in un luogo sicuro e fuori sede e l'altro in loco in un ufficio amministrativo. Seguire le procedure di inventario almeno una volta all'anno.

Inventario di set di abilità

Ottieni un modulo di volontariato per chiesa pronto da Internet o creane uno utilizzando un foglio di calcolo. Includere i campi per "Nome", "Indirizzo", "Numero di telefono", "Indirizzo e-mail", "Giorni disponibili" e "Ore per settimana disponibili". In una colonna in fondo alla pagina, elenca le serie di abilità o i ruoli richiesti e le istruzioni per i volontari per raggruppare le aree di interesse, come autista di autobus, volontario di servizi alimentari, coordinamento delle attività e addetto alle donazioni di dispense alimentari.

Distribuisci il modulo durante la scuola domenicale o un servizio religioso o invialo per posta con una richiesta di ritorno in un luogo specifico prima o entro una data specifica.

Inserire i moduli in un raccoglitore a tre anelli o, per facilità di utilizzo, creare un database digitale con le informazioni e gli interessi personali dei volontari. In questo modo, il contatto diretto può essere fatto con i membri interessati della congregazione e il personale amministrativo può vedere con precisione le risorse disponibili per la chiesa.

Distribuire nuovi moduli di volontariato entro e non oltre una volta all'anno. Se i moduli aggiornati non vengono restituiti per la persona che li ha compilati in precedenza l'anno precedente, contattare telefonicamente per determinare se desiderano ancora donare il proprio tempo nelle aree che hanno precedentemente annotato e apportare le modifiche di conseguenza.

Suggerimenti

La traduzione dei dati del foglio di inventario fisico in un foglio di calcolo digitale fornisce un terzo punto di sicurezza.

L'aggiunta di nuovi articoli allo spazio pubblicitario man mano che entrano garantisce che la data di acquisizione e il valore iniziale siano registrati correttamente.

Rivedere il modulo di volontariato annualmente per includere nuovi set di abilità o posizioni.