I dipendenti che pagano per le spese aziendali approvate dai propri fondi possono generalmente aspettarsi il rimborso dai loro datori di lavoro. Per facilitare tale rimborso e garantire che i costi siano accuratamente registrati nel libro mastro della società, i dipendenti devono presentare un rapporto dettagliato di tutte le spese vive.
Articoli di cui avrai bisogno
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(facoltativo) Modello di rapporto spese aziendali
Se la tua azienda fornisce un modello di rapporto spese, accedilo e segui le sue indicazioni.
In caso contrario, raccogliere le ricevute insieme e posizionarle in ordine cronologico. Elenca anche tutte le spese per le quali non si hanno ricevute, come ad esempio il chilometraggio automobilistico e le spese accessorie come i giornali e i rinfreschi acquistati dai distributori automatici dell'hotel.
Se stai creando un tuo report senza un modello fornito dalla società, utilizza un foglio di calcolo per computer. Crea un modello e copialo in un nuovo foglio di lavoro per ogni nuovo rapporto che hai preparato. L'intestazione di ogni foglio deve contenere il nome, il nome e il codice del reparto e il periodo coperto dal rapporto. Al di sotto di queste informazioni, il tuo modello dovrebbe avere almeno cinque colonne, intestato a Data, Beneficiario, Scopo o Descrizione e Importo. A seconda della politica aziendale, potrebbe essere necessario aggiungere colonne aggiuntive per tali informazioni come codici contabili, partecipanti alla riunione e così via.
Elenca le tue spese sul tuo foglio in ordine di data usando le tue ricevute ed elenchi come fonti. Prepara un rapporto per periodo - sia settimanale, bimestrale, mensile o altro, di solito specificato nella politica della tua azienda. Se hai più ricevute per un solo giorno, aiuta a raggrupparle per tipo di spesa, come le spese per i pasti e le spese di parcheggio.
Se si riceve un'indennità forfettaria per qualsiasi scopo, inserirla sulla propria riga nella parte inferiore del rapporto, dopo le spese quietanzate.
Se si è rimborsato per il chilometraggio che si mette sul proprio veicolo personale, è necessario tenere un registro automobilistico e trasferire il chilometraggio sul report delle spese su base giornaliera o settimanale, in conformità con la politica aziendale. Immettere il chilometraggio sulla propria riga come voce di spesa separata. Immettere le parole "Chilometraggio automatico personale" nella colonna Beneficiario, le miglia e la velocità per miglia nella colonna Descrizione (ad esempio "275 miglia a 58 cent / miglio") e l'importo da rimborsare nella colonna Importo. Si noti che ogni datore di lavoro ha il proprio tasso di rimborso chilometrico.
Quando tutte le spese sono state inserite, sommarle come l'ultima voce nella colonna delle quantità. Se hai ricevuto un anticipo in contanti per coprire le spese, sottrarre tale importo dalle spese totali. Questo è l'importo da rimborsarti.
Diversi datori di lavoro hanno politiche diverse su come presentare le ricevute. La tua richiesta potrebbe richiedere l'invio di ricevute originali o l'invio di scansioni o fotocopie. Potrebbe essere necessario fare un riferimento incrociato per cui è più facile per la persona che gestisce il rimborso corrispondere alle spese con ricevuta. Se invii un reclamo per il rimborso del chilometraggio, devi anche inviare una copia del tuo registro automatico per il periodo.
Invia il tuo rapporto spese nel modulo e accompagnato da ricevute, in conformità con la politica del datore di lavoro. Invia solo il foglio di lavoro contenente le spese della settimana corrente, non l'intero file del foglio di calcolo con il modello vuoto e molte settimane di spese.
Suggerimenti
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Quando possibile, paga le spese rimborsabili con una carta di credito che utilizzi esclusivamente per tali spese. Questo dovrebbe aiutare a tenere traccia delle spese aziendali rimborsabili e riconciliare il loro pagamento.
Evitare di mescolare spese aziendali e personali sulla stessa ricevuta.
Fare doppio clic su tutti i rapporti e confrontare le ricevute di spesa con gli importi richiesti nel rapporto. Molti errori si verificano quando le persone si affrettano a trasferire l'importo sbagliato dalla ricevuta alla nota spese.
Consultare sempre il reparto risorse umane, il libro paga o il reparto contabilità del proprio datore di lavoro per ottenere indicazioni su come ottenere il rimborso delle spese in modo accurato e puntuale.
avvertimento
Non mentire mai sulle spese. Questo sta rubando dalla società e può comportare conseguenze negative come la risoluzione o l'azione penale.
Verificare con il proprio datore di lavoro eventuali restrizioni su ciò per cui è possibile ottenere il rimborso. Non tutti i pasti possono essere spesi, e potresti non essere in grado di spendere cose come alcol, stoviglie o parcheggi. Il tuo datore di lavoro dovrebbe avere delle linee guida in ciò che è e non è rimborsabile.
Paga solo per le tue spese aziendali approvate - non pagare le spese di altre persone a meno che tu non abbia l'autorità per farlo. Evita anche di pagare le spese di un altro dipendente che riceve le spese rimborsate.
