L'importanza di disporre di un sistema di archiviazione degli uffici ben organizzato non è mai più evidente di quando manca un documento importante. Sistemi di archiviazione inefficienti possono causare perdite di tempo, denaro e portare a decisioni sbagliate se il documento mancante contiene un'informazione integrale e devi prendere una decisione senza di esso. Un modo per creare ordine dal caos consiste nell'impostare un sistema di archiviazione numerica degli uffici, in cui si assegnano i numeri ai record, come ordini di acquisto, articoli e stime dell'inventario e le informazioni sui file in ordine crescente o dal numero più basso al più alto.
Articoli di cui avrai bisogno
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Sistema di numerazione
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Schedario
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Guide per divisori di file
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Schede divisori di file
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Cartelle di file, colori assortiti
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etichette
Impostare le categorie e il sistema di numerazione
Impostare le categorie di file e assegnare i numeri di controllo. Elenca i singoli dipartimenti all'interno della tua organizzazione separatamente. Assegna un numero di controllo principale per ogni dipartimento. Ad esempio, una piccola azienda potrebbe scegliere di impostare categorie, ad esempio "Finanziario", "Vendite", "Acquisti", "Risorse umane" e "Attrezzature". Assegnare un numero di controllo per identificare ciascuna categoria principale, ad esempio da 100 a Finanziaria; 200, vendite; 300, Acquisti; 400, Risorse umane; e 500, Equipaggiamento.
Impostare le sottocategorie di file e assegnare i numeri di controllo secondario per definire e identificare ciascuna sottocategoria. Ad esempio, nella categoria Vendite, è possibile aggiungere 10 per Report vendite; 20, stime delle vendite; e 30, Ricevute di vendita.
Impostare un sistema di numerazione all'interno di ciascuna sottocategoria per identificare i singoli documenti all'interno della sottocategoria. Questo diventerà il numero che stampi sul documento stesso. Ad esempio, se si invia un ordine per moduli di stima vendite prestampati, si dovrebbe elencare il numero del primo modulo come 200-20-01 o 200 20 01, se si preferisce. Ogni documento successivo aumenterà di uno. Ad esempio, stampa "200-20-02" sul secondo modulo di stima delle vendite.
Crea un indice principale del piano di archiviazione. Questo servirà da sommario per il tuo archivio.
Impostare l'armadio
Stabilire un sistema di codifica a colori per identificare le principali e le sottocategorie. Ad esempio, è possibile stabilire una regola che utilizza un'etichetta blu divisore di file per identificare le categorie principali. Le cartelle di file colorate potrebbero quindi identificare le sottocategorie, come nelle cartelle rosse per i rapporti sulle vendite, le cartelle verdi per le stime di vendita e le cartelle gialle per le ricevute di vendita. Le etichette sulle cartelle di file identificheranno il contenuto, ad esempio le etichette che visualizzano 01-100, 101-200 e così via.
Creare le schede del divisore di categoria principale e posizionarle nello schedario. Etichettare e posizionare le cartelle dei file delle sottocategorie iniziali nello schedario e aggiungere se necessario.
File di documenti nell'ordine numerico appropriato.
Suggerimenti
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Prenditi un po 'di tempo per identificare le esigenze della tua azienda e decidere un sistema di numerazione e categoria che abbia senso per la tua azienda.
Se si utilizza un sistema di contabilità computerizzato e si stampano i propri moduli, potrebbe essere necessario modificare il sistema di numerazione per riflettere i requisiti di archiviazione. Ad esempio, la numerazione dei moduli Stima vendite potrebbe iniziare a 200-20-01 e aumentare di uno per ogni nuova stima.
Fornire una posizione e un contenitore specifici per tutti i documenti non ancora archiviati, nel caso in cui sia necessario accedervi nel frattempo.
Il modo migliore per assicurarti di tenere il passo con i requisiti di archiviazione è stabilire un programma, come giornaliero o settimanale.
