Che si trovino in case private, asili nido o asili nido, i fornitori di assistenza all'infanzia hanno obblighi legali ed etici per proteggere la privacy delle loro accuse. Avere un sistema in atto per proteggere la riservatezza delle informazioni personali, comportamentali e sanitarie aiuta a rassicurare i genitori. L'applicazione di tale sistema può evitare di danneggiare la fiducia nel personale, il che potrebbe portare i genitori a trattenere le informazioni che riguardano l'assistenza dei figli.
Protocollo di informazione
Le famiglie forniscono nomi, indirizzi, date di nascita e numeri di telefono quando iscrivono i loro figli nella custodia dei bambini. L'applicazione può anche includere informazioni su salute e occupazione e numeri di previdenza sociale. Tutti contano come informazioni riservate che le strutture di custodia dei bambini devono proteggere allo stesso modo per proteggere bambini e genitori. Le circostanze familiari come problemi finanziari e divorzi pendenti, che potrebbero essere rivelati in una conversazione, costituiscono anche informazioni riservate da condividere tra il personale solo in base alle necessità.
Regolamentazioni applicabili
La legge federale sull'assicurazione della portabilità e responsabilità sanitaria, o HIPAA, si applica ai fornitori di assistenza all'infanzia. Le norme sulla riservatezza dello stato variano, tuttavia. Ad esempio, la legge del Maine attribuisce ai bambini il diritto alla riservatezza e richiede alle strutture di custodia dei bambini di mantenere la riservatezza su qualsiasi bambino a loro affidato o precedentemente affidato alle loro cure. Lo stato di Washington richiede strutture per tenere registri confidenziali, ma non ne regolamenta la divulgazione, mentre i requisiti di licenza della California lo fanno. Tutti gli Stati designano i fornitori di servizi per l'infanzia come reporter obbligatori di presunti abusi o negligenza, secondo il Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani degli Stati Uniti.
Politiche scritte
Gli standard di prestazione nazionali in materia di salute e sicurezza del 2011 raccomandano che le operazioni di custodia dei bambini abbiano una politica di riservatezza scritta. La legge statale potrebbe persino richiedere alle strutture per l'infanzia di informare i genitori della loro politica di riservatezza. Una politica tipica, fornita ai genitori in un manuale di benvenuto, spiega quali tipi di informazioni la struttura conserva in un file protetto e promette che le informazioni riservate sono condivise solo con il loro permesso. Dovrebbe inoltre essere creata e rivista una politica di riservatezza per i dipendenti durante il nuovo orientamento all'assunzione e le valutazioni annuali delle prestazioni.
Prepara la tua struttura
Tenere un file per ogni bambino e archiviare i file su tutti i bambini sotto la cura della struttura in un'area separata dalle sale attività limita l'accesso alle informazioni riservate. I file possono essere bloccati come precauzione aggiuntiva, ma almeno un membro del personale presente dovrebbe avere una chiave in ogni momento in caso di emergenza o ispezione. Le strutture possono proteggere le informazioni confidenziali che si trovano nei registri dei farmaci e nei registri delle allergie designando un luogo sicuro per loro che è lontano dalla vista di genitori e visitatori. La struttura dovrebbe garantire che i file di licenza e di ispezione non contengano informazioni personali su dipendenti o figli.
Precauzioni aggiuntive
Il sito web di un programma per l'infanzia e le pagine dei social media non dovrebbero utilizzare video o foto di alcun bambino senza il permesso scritto di un genitore. I siti non devono mai rivelare informazioni riservate su personale, figli o famiglie. Chiunque faccia commenti in discussioni online che rivelino informazioni private dovrebbe essere bloccato e i loro messaggi cancellati. Le strutture dovrebbero anche prendere precauzioni per cancellare i dati elettronici conservati su computer e documenti cartacei che contengono informazioni riservate al momento dello smaltimento.
