La due diligence è essenzialmente un'indagine intensa che precede una transazione o una decisione significativa. Ad esempio, la due diligence si verifica in genere quando si è seriamente interessati all'acquisto di un'impresa o se è necessario sviluppare una presentazione di vendita per un importante contratto di outsourcing. Anche se il processo può richiedere molto tempo e spesso deve svolgersi dietro le quinte, le informazioni raccolte e delineate in un rapporto di due diligence sono cruciali per prendere una buona decisione o creare una presentazione efficace.
Struttura e Focus
Proprio come con la maggior parte delle altre relazioni ufficiali, un rapporto di due diligence include un obiettivo, un sommario esecutivo, risultati chiave, una sezione di raccomandazioni e una o più appendici. Ciò che distingue un rapporto di due diligence da altri, tuttavia, è il suo scopo, il focus e il grado di informazione. Una volta finita la fase attiva di condurre due diligence - ricerca di fatti, raccolta di dati grezzi e osservazioni di persona - la generazione di report organizza i dati in un modo che consente di valutare la situazione esistente, identificare i rischi e scoprire problemi che forniscono un effetto leva opportunità.
Formato e voce
La maggior parte delle persone utilizza un rapporto di due diligence come materiale di riferimento dietro le quinte durante le negoziazioni di contratti o prezzi o come fonte di informazioni per la creazione di una presentazione di offerta. Indipendentemente dallo scopo, gran parte di ciò che includi in un rapporto di due diligence sono informazioni riservate, quindi oltre a scrivere per il pubblico di destinazione e concentrarsi sugli obiettivi, includere solo le informazioni più rilevanti o essenziali. Utilizzare una voce formale e presentare i fatti utilizzando una scrittura obiettiva, imparziale e informazioni di report separate in sezioni distinte utilizzando lettere o numeri.
Obiettivi e riepilogo esecutivo
Spiega le tue ragioni per eseguire due diligence nella sezione obiettivi. Anche se il sommario esecutivo arriva subito dopo gli obiettivi del rapporto - e prima del corpo - scrivi il riassunto per ultimo. Il motivo è che i lettori - più spesso dirigenti aziendali - interessati a questa sezione potrebbero non avere il tempo di leggere il rapporto completo. È necessario strutturare il sommario esecutivo in modo che si possa leggere come un report in miniatura, ma allo stesso tempo mantenere la sua lunghezza proporzionale al resto del report.
Risultati chiave e raccomandazioni
Michael Sisco, uno scrittore e consulente IT indipendente, afferma in un articolo sul sito Web di TechRepublic che i risultati principali dovrebbero concentrarsi sugli elementi che influiscono sul prezzo o sulle operazioni in corso della società. Ad esempio, se si sta scrivendo un rapporto di due diligence da utilizzare per una presentazione del contratto di outsourcing, includere i problemi che supportano il prezzo e la posizione, ad esempio interruzioni del processo operativo che evidenziano problemi di produttività e prestazioni. Inoltre, includi i rapporti di costo che rivelano quanto la società sta attualmente spendendo per gestire un servizio in-house e identifica i rischi come la necessità di investire ancora più denaro per aggiornare o sostituire apparecchiature obsolete o obsolete. Evidenzia le opportunità di leva nella sezione raccomandazioni. Includere i costi di implementazione, fornire un indice di ritorno sull'investimento e fornire un lasso di tempo per realizzare risparmi o benefici per ciascuna opportunità.
