Nessun formato fax predefinito si adatta a tutte le situazioni. Tuttavia, seguendo alcune linee guida generali, il destinatario del fax può individuare rapidamente le informazioni sul fax. Queste linee guida garantiranno inoltre che il destinatario non abbia alcun problema quando il fax arriva e che si eviteranno problemi quando lo si invia.
Mantieni il tuo fax da 10 a 12 pagine. Molti fax di piccoli uffici non possono gestire troppe pagine contemporaneamente. Anche i fax di grandi dimensioni vincolano le linee telefoniche condivise con i fax. Rompere il fax in più lotti se è necessario inviare più di 10-12 pagine. Dì al destinatario di aspettarti più di un fax da te.
Regola i margini della pagina o la dimensione del carattere per aiutarti a ottenere meno pagine. Tuttavia, ricorda che le dimensioni dei caratteri più piccoli potrebbero non essere troppo facili da leggere e che i margini piccoli possono sembrare poco professionali, come in un curriculum. Usa almeno un carattere di 11 punti.
Scrivi i fax in formato lettera business quando possibile. I margini dovrebbero essere un pollice sui lati sinistro e destro e uno e mezzo pollici in alto e in basso, se possibile. Single-space la tua lettera, doppia spaziatura tra i paragrafi. Includere una linea dati nella parte superiore e blocchi di indirizzi per mittente e destinatario prima del saluto. Il blocco dell'indirizzo del mittente è il primo.
Includi una copertina con il tuo fax. La copertina non deve seguire un determinato formato di layout, ma deve includere sia le informazioni di contatto del mittente e del destinatario, quante pagine contiene il fax e una riga dell'oggetto che indica di cosa tratta il fax. Aggiungi qualche riga per eventuali commenti personali riguardanti il fax. Le informazioni di contatto possono includere nomi di persone e società, nomi di dipartimenti, indirizzi, indirizzi e-mail e numeri di telefono. La lettera di accompagnamento dovrebbe essere facile da leggere in modo che il destinatario possa trovare rapidamente le informazioni su di esso.
Evita di inviare fax con grafica, se possibile. Prendono troppo tempo per inviare e ricevere e sprecano molto inchiostro. Inoltre, in genere non si visualizzano troppo bene sui fax a causa della stampa di scarsa qualità.
