Una richiesta di proposte è un documento emesso da una società, un'organizzazione senza scopo di lucro o un'agenzia governativa che sollecita le risposte di potenziali venditori ai requisiti elencati. Sebbene le RFP abbiano dimensioni, portata e forma variabili, in genere coprono argomenti simili. Una RFP ordinariamente dirà ai venditori l'entità sponsorizzante, ciò che vuole ottenere e definirà i termini e le condizioni per la selezione. Normalmente una RFP chiede ai venditori di spiegare perché sono qualificati per rispondere, come intendono raggiungere gli obiettivi descritti nella proposta e il prezzo che si aspettano di essere pagati.
Descrivi lo scopo e la portata della RFP, inclusi i prodotti, i prodotti o i servizi che desideri acquisire e le qualifiche che ti aspetti che il venditore possegga. Ciò consentirà ai venditori di determinare se sono idonei e desiderano rispondere. Indicando che la tua azienda ha bisogno di 10.000 widget blu consegnati in tre mesi, la tua organizzazione sta cercando un luogo e attrezzature per preparare e servire 200 pasti al giorno per i clienti anziani, o la tua agenzia richiede una formazione per migliorare il servizio clienti, puoi salvare la tua e la tua tempo e sforzi dei venditori.
Scrivi una descrizione della tua azienda, organizzazione o agenzia che fornisce ai potenziali venditori dati utili. Dal momento che per la maggior parte dei fornitori il costo per la risposta della tua richiesta di offerta è molto alto, questo aiuta a stabilire un futuro rapporto di lavoro. Spiega cosa intendi realizzare con il loro prodotto o servizio. Identificare le persone a cui dovrebbero indirizzare le loro domande e la corrispondenza.
Specificare l'ambito di lavoro in dettaglio, in modo che i fornitori possano effettuare proiezioni accurate di manodopera, materiali e altri costi.Elenca le date di completamento previste in modo che possano sviluppare una linea temporale realistica. Descrivi le condizioni che ti aspetti che incontrino, come ad esempio gli standard lavorativi, ambientali e di sicurezza. Indica gli standard di prestazione richiesti e come prevedi di monitorare e valutare i loro sforzi.
Elenca i piani, i rapporti, i prodotti, i servizi e i materiali che ti aspetti che vengano consegnati e quando vorresti che fossero completati. I venditori potrebbero avere circostanze che impediscono loro di fornire ciò che richiedete quando vi aspettate. Le differenze tra le vostre aspettative e quelle di un venditore saranno probabilmente oggetto di discussione durante le trattative contrattuali. Alcune RFP includono una sezione con articoli standard del contratto proposto, come clausole di cancellazione e accordi di riservatezza
Inserisci nella tua richiesta di offerta i criteri che utilizzerai per valutare le risposte che ricevi e le modalità e i tempi del premio per l'offerente vincitore. Questo è importante per evitare richieste di favoritismo o altre pratiche sleali. Molte RFP utilizzano un sistema a punti, che assegna punti per articoli come costo, ambito di lavoro, qualifiche e personale.
