I verbali delle riunioni hanno lo scopo di riassumere i punti più importanti dell'incontro. Lo scopo dell'incontro è di riunire un gruppo e prendere decisioni. L'obiettivo finale dei verbali della riunione, in questa logica, è di riassumere accuratamente le decisioni prese durante l'incontro. I verbali delle riunioni vengono presi sotto forma di note, quindi scritti in seguito in tutta la loro lunghezza. Per rendere il processo un po 'più semplice, chiedi ai dirigenti della riunione un ordine del giorno o un riepilogo degli eventi della riunione. Tracciare uno schema per le note minime della riunione in base all'ordine del giorno della riunione.
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Presta attenzione alle decisioni prese durante la discussione. Assicurati di annotare tutte le informazioni relative alla decisione finale.
Usa il tempo in cui le persone discutono sulla decisione di prendere appunti sulle questioni chiave che sembrano essere coinvolte nel dibattito. Non preoccuparti di chi ha detto cosa.
Leggere successivamente le note ed evidenziare i punti più pertinenti per i membri. Torna indietro e osserva le note per qualsiasi informazione pertinente menzionata riguardante l'aspetto di leadership del gruppo. La discussione potrebbe sfociare in una tangente importante, come documenti o preoccupazioni legali. Separa queste informazioni e spediscile ai leader del gruppo.
Riassumi i punti necessari per i volontari e gli altri affiliati. Scrivi una lista puntata di tutti i compiti che devono essere completati in base alla decisione presa nella discussione. Se la decisione, ad esempio, fosse quella di organizzare una raccolta di fondi per alleviare il deficit di fondi necessari per un altro progetto, si noti che i volontari saranno necessari per pianificare la raccolta fondi, reclutare volontari, pubblicizzare, ecc.
Utilizzare il riepilogo dei minuti di riunione per l'e-mail per i membri e le newsletter.
Crea un formato standard per i verbali delle riunioni in base ai normali procedimenti. Salvali, poiché le informazioni che contengono possono diventare utili in seguito. Il gruppo potrebbe trovarsi in una situazione simile più tardi, ad esempio, quando le persone che hanno organizzato la raccolta fondi originale non fanno più parte dell'organizzazione. I nuovi membri possono utilizzare i verbali delle riunioni per trovare soluzioni ai problemi che sono nuovi per loro.
Assicurati di registrare la data e l'ora della riunione con ogni voce, nonché un riepilogo dello scopo della riunione.
Scrivi i verbali della riunione in brevi blocchi da una a tre frasi, in modo da leggere un po 'come un articolo di giornale. Ciò renderà i punti di base della riunione più facili da capire per i lettori.
