Come organizzare i verbali delle riunioni

I verbali delle riunioni sono documenti legali essenziali per organizzazioni non profit, agenzie governative, società e società. Forniscono una registrazione del processo decisionale. I minuti sono distinti dal dettato. Non sono una trascrizione parola per parola di quello che è successo all'incontro; invece, sono una testimonianza di chi ha partecipato, di ciò che è stato discusso, di eventuali voti espressi e di quanto deciso. I verbali sono conservati per diversi anni.

Prepararsi a registrare minuti accurati

Rivedere l'agenda della riunione. Ciò ti consentirà di pianificare importanti elementi dell'ordine del giorno per i quali dovrai prendere appunti. Avrai anche un'idea di quanti partecipanti aspettarsi.

Bozza un foglio dei partecipanti. Questo può essere semplice come un pezzo di carta con il titolo della riunione e la data in alto con diverse linee numerate. Lo distribuirai all'inizio della riunione per consentire ai partecipanti di firmare.

Assicurati che il tuo dispositivo di registrazione funzioni correttamente. Puoi scegliere di prendere appunti sulla riunione su un laptop, o con carta e penna, o registrando la riunione. Se la riunione riguarderà informazioni riservate, discutere la registrazione con il presidente e spiegare l'intenzione di utilizzare la registrazione solo per garantire l'accuratezza dei minuti.

Creare minuti di riunione per il record

Prendere appunti durante l'incontro. Concentrati sull'argomento di ogni discussione e tralascia il commento. Ad esempio, si noti che è stata discussa l'assegnazione di fondi per un nuovo edificio, ma non si nota che "la discussione è stata emozionante e accesa". Nota chi ha proposto ogni movimento e cosa è stato risolto.

Crea un documento che sarà il verbale della riunione ufficiale. Dovrebbe essere dello stesso formato dei minuti precedenti per le riunioni. Prendi in considerazione l'utilizzo di sei sezioni: Chiama per ordinare, rispondere a una chiamata, approvare gli ultimi minuti di riunione, aprire numeri, nuovi affari e aggiornamento. Sotto ognuno di essi viene fornito un breve e neutro riassunto della discussione o dell'attività. Se c'è stato un conteggio dei voti, includi il conteggio. Se i voti non vengono contati, indica solo che un movimento è stato "portato" o "fallito". Crea uno spazio per i minuti da firmare da solo come chi prende nota e il presidente, che approverà i minuti.

Fai circolare i verbali ai membri del consiglio di amministrazione entro una settimana dall'incontro e, se l'incontro è pubblico, archiviale come documento pubblico. Apporta modifiche e correzioni se necessario. Fai riferimento alle tue note o alla registrazione della riunione se è necessario un chiarimento.

Archivia minuti di riunione nei file aziendali

Archiviare i verbali della riunione con quelli delle riunioni precedenti. È possibile mantenere i minuti in un raccoglitore, organizzato da comitato o consiglio di amministrazione e in ordine cronologico. Poiché i verbali delle riunioni sono documenti legali, conservali presso la sede principale.

Elimina la registrazione che hai fatto della riunione, a meno che non sia la politica della tua organizzazione mantenere questo record. Una volta che i tuoi minuti sono definitivi, di solito non è necessario mantenere questo backup e il suo contenuto potrebbe essere sensibile o confidenziale.

Copia e distribuisci i verbali della riunione all'inizio della prossima riunione. Questi saranno approvati come il primo punto di business.