Con così tante dichiarazioni politiche quante sono le organizzazioni che le fanno, queste dichiarazioni chiariscono l'intento, descrivono i mezzi con cui una società amministra la politica e ne definisce i particolari. Le dichiarazioni politiche servono a proteggere un'organizzazione da equivoci che potrebbero portare a comportamenti o azioni legali non autorizzati. Ogni dichiarazione politica dovrebbe includere il suo scopo, le definizioni terminologiche, la dichiarazione stessa e i passaggi per implementarla.
Scopo politico
La prima parte di una dichiarazione politica indica il suo scopo. Un'organizzazione può avere molte dichiarazioni politiche. Ad esempio, nelle risorse umane, una dichiarazione politica potrebbe riguardare l'atteggiamento dell'azienda nei confronti dell'abito appropriato perché l'azienda desidera proiettare una determinata immagine ai propri clienti. Un'altra dichiarazione sulla politica delle risorse umane potrebbe dettagliare la politica di viaggio dei dipendenti dell'azienda. Potrebbe contenere ciò che l'azienda paga e cosa no. Nella stessa azienda, una dichiarazione sulla politica del dipartimento marketing potrebbe descrivere la politica aziendale sull'ordinamento dell'arte grafica e della fotografia.
Terminologia definita
La seconda parte di una dichiarazione politica fornisce le definizioni di parole chiave o interpretazioni di terminologia nella politica. Successivamente, la politica può includere un elenco delle persone a cui si applica la politica, la persona all'interno dell'azienda che ha la responsabilità di monitorare l'aderenza alla politica e come e a chi possono essere indirizzati i ricorsi in caso di disaccordo. Con le politiche interne dell'azienda, spesso si trovano le procedure o le fasi per l'amministrazione della politica che segue la terza parte della politica.
La dichiarazione politica
La terza parte di una politica descrive l'intera politica, come l'azienda la applica, chi o cosa è esente dalle disposizioni della dichiarazione politica, il modo in cui i malintesi e le infrazioni devono essere risolti e la durata della politica in effetto. Utilizzando le dichiarazioni politiche in un manuale per i dipendenti, ad esempio, un'azienda può evitare confusione tra i suoi dipendenti indicando chiaramente cosa si aspetta dai dipendenti in situazioni specifiche.
Funzioni politiche
Le dichiarazioni politiche fungono anche da gatekeeper. Se una persona desidera dipingere il suo ufficio in arancione, ad esempio, una dichiarazione politica che definisce i colori del logo dell'azienda come i colori standard dell'ufficio consente al suo supervisore di evitare uno scontro sgradevole semplicemente consegnando una copia della dichiarazione politica che definisce questo. Dichiarazioni politiche chiare possono ridurre il rischio di conflitti e rimuovere l'opportunità di un'applicazione selettiva sleale delle regole.
Procedure politiche
Oltre ai manuali dei dipendenti dell'azienda, i singoli dipartimenti possono avere le proprie dichiarazioni politiche che riflettono l'aderenza alle regole o ai requisiti legali. Nei dipartimenti contabili di società che vendono azioni, il reparto contabilità deve aderire ai principi contabili generalmente accettati stabiliti dal governo nella preparazione di dichiarazioni finanziarie per la revisione pubblica. Un modo per garantire che il personale contabile segua queste regole e leggi è un insieme di dichiarazioni politiche che descrivono il modo in cui il dipartimento aderisce a queste regole.
