Le regole dell'ordine di Robert sono una linea guida ampiamente accettata su come i gruppi devono condurre riunioni e prendere decisioni insieme. Come il resoconto ufficiale di ciò che accade in ogni riunione, i minuti sono una risorsa cruciale in ogni processo decisionale di gruppo. I verbali di una riunione non sono necessariamente eccitanti, ma dovrebbero essere chiari e facili da capire. Esiste un metodo preciso per mantenere i minuti secondo le Regole di Robert; seguendo questa formula è più facile per i futuri lettori seguire e comprendere i procedimenti e il loro risultato.
Iniziare le regole di Robert dei minuti dell'ordine
Ogni serie di verbali delle riunioni, secondo le Regole dell'ordine di Robert, dovrebbe includere gli stessi dettagli, che forniranno al lettore una comprensione generale dello scopo dell'incontro. Inizia sempre con un primo paragrafo che include:
- Il tipo di incontro, regolare, speciale, annuale, aggiornato regolarmente o in altro modo.
- La data, l'ora e il luogo dell'incontro. Se tutti gli incontri si svolgono nello stesso luogo, ometti quel dettaglio
- Il nome dell'organizzazione che si sta incontrando
- Conferma che l'addetto alla presidenza e il segretario dell'organizzazione sono presenti alla riunione. Se non lo sono, dai il nome degli individui che sostituiscono ciascuno di essi
- Indicare se i verbali della riunione precedente sono stati letti e approvati. Se la riunione precedente non era una riunione regolare, aggiungere la data di quella riunione.
L'organo principale del processo verbale
La maggior parte del record rimanente sarà riempito con dettagli sulla riunione. Il segretario che prende i verbali può registrare la riunione e preparare il record più tardi, per assicurare una registrazione corretta e completa di tutti i dettagli della riunione. Conserva sempre un metodo di registrazione secondario, come un laptop o un notebook, oltre a penne e carta, nel caso in cui il metodo principale non funzioni.
Includere tutti i punti di discussione ufficiali nella riunione. Prendere appunti dettagliati su:
- Qualsiasi mozione fatta durante la riunione, insieme al nome della persona che ha fatto la mozione.
- Le mozioni portano una domanda davanti al corpo nella riunione.
- La formulazione finale e la disposizione di tutte le mozioni.
- Informazioni su ciascun voto, compreso il voto per appello nominale, il voto conteggiato o il voto a scrutinio.
- Se l'assemblea è entrata in un quasi-comitato o in un comitato del tutto, e i risultati di questo atto.
- Tutti i punti d'ordine e gli appelli, insieme alla loro disposizione, più eventuali motivi addotti dal presidente per ogni decisione.
- Una registrazione di eventuali commenti disordinati che un membro potrebbe aver fatto con il risultato che la sedia lo chiamava disordinato.
- Tutte le altre discussioni ufficiali tenute nella stanza.
Termina il processo verbale della riunione
L'ultimo paragrafo dei tuoi minuti dovrebbe includere eventuali osservazioni conclusive fatte dal presidente e il momento in cui la riunione viene ufficialmente aggiornata. Se durante la riunione erano presenti oratori ospiti, annota il loro nome e l'argomento delle loro presentazioni in questo ultimo paragrafo. Firma i verbali della riunione e chiedi anche al tuo presidente di firmarlo. La firma del segretario di registrazione è una prova legale dell'autenticità di questo documento, quindi è cruciale che tu lo firmi prima di archiviarlo o di trasmetterlo ad altri.
