Mentre il contenuto di una lettera è importante, l'utilizzo del formato corretto in una lettera commerciale imposta un tono professionale per la corrispondenza. Una lettera correttamente formattata dimostra la professionalità e la conoscenza del mittente delle pratiche commerciali. Quando ci sono due firme sulla lettera commerciale, i mittenti possono scegliere di formattare la linea della firma.
Formattazione della linea della firma
Il blocco della firma su una lettera commerciale contiene il nome, il titolo e l'ufficio del firmatario. I mittenti possono posizionare due blocchi di firma su una lettera affiancata o una sotto l'altra. Il blocco inizia quattro o cinque righe sotto la chiusura della lettera sul margine sinistro. Quando si formattano i blocchi di firma affiancati, iniziare il primo sul margine sinistro e il secondo blocco al centro del documento. Quando si utilizza lo stile alternativo, iniziare il primo blocco sul margine sinistro e il secondo blocco della firma quattro righe sotto il primo. Ogni mittente firma la lettera sopra il suo blocco di firma.