Nel normale corso degli affari, una società o uno studio legale possono inviare centinaia di lettere a clienti, potenziali clienti, venditori o varie agenzie governative. Con il tempo a corto di manager e professionisti, non è sempre possibile per il mittente firmare personalmente il documento dopo che uno staff o un segretario lo ha preparato. Per questo motivo, esiste una convenzione legale generalmente accettata per l'esecuzione di una firma da parte di terzi.
Corrispondenza semplice
È abbastanza comune per qualcuno preparare una lettera commerciale su istruzioni brevi da parte del mittente. Un ufficio legale, ad esempio, può inviare più copie di una semplice lettera, come una richiesta di chiamata, a molti clienti diversi. Se il mittente non è disponibile per firmarlo personalmente e ottenere la lettera per posta è indispensabile, un dipendente autorizzato o un assistente può firmare per conto del mittente. La convenzione legale deve includere le iniziali "p.p.", che rappresentano la frase latina, "per procurationem", che significa "prendersi cura di qualcosa", prima della firma del dipendente. Procurare la corrispondenza significa firmarlo per conto di qualcun altro; un'alternativa comune utilizzata per le lettere di forma consiste nell'utilizzare un timbro di firma.
Metodi e procedura
È accettabile digitare o scrivere "p.p." di fronte alla tua firma, sopra il nome stampato del mittente. Oppure puoi posizionare il nome del mittente sopra la tua firma, che devi precedere con "p.p." Nell'interesse della coerenza e per evitare qualsiasi malinteso, un ufficio professionale o professionale stabilirà una procedura standard per la firma delle lettere per conto di un'altra.
Procura
La legge prevede anche che un individuo con una procura possa firmare per conto di qualcun altro. Una procura consente a un individuo assente o incapace di svolgere attività legali o finanziarie con l'assistenza di un parente o di un legale rappresentante di fiducia. Il metodo corretto, se sei autorizzato a firmare con una procura, è prima di tutto il nome del principale e poi il tuo, preceduto dalla parola "by", a lato o sotto la firma del principale, con la frase "potere di avvocato "o le iniziali, POA dopo la firma, ad esempio, Joe Smith di Mary Jones, procura. In alcune situazioni, la procura notarile e firmata deve accompagnare il contratto, la forma o la lettera firmata.
Genitori e guardiani
Le leggi statali prevedono generalmente che i minori non possano essere tenuti a contratti legalmente vincolanti, con alcune eccezioni. In una situazione in cui un contratto coinvolge un minore, ad esempio l'apertura di un conto bancario o la stesura di un modello di fotografia di un fotografo, potrebbe essere richiesto al genitore o al tutore legale di firmare per conto del minore. In questi casi, il genitore o il tutore segue la sua firma con la frase "per e per conto di", seguita dal nome del minore. Il documento può anche richiedere il nome stampato o firmato del minore su una riga separata della firma.
