Non hai bisogno di un ufficio verde per risparmiare tempo, energia e risorse nelle comunicazioni aziendali. Assicurati che due persone ricevano lo stesso messaggio nel modo più efficiente indirizzandole entrambe nella stessa lettera commerciale.
Quando hai due destinatari
Immagina di avere un'intervista per il lavoro dei tuoi sogni. Quando entri nell'ufficio del gestore assumente, scopri che la tua intervista è con due manager, non uno. Affrontare solo una lettera di ringraziamento post-intervista a entrambi i manager è molto più facile che costruire due lettere separate. In questo caso, entrambi i responsabili delle assunzioni ricevono lo stesso messaggio: sei interessato al lavoro e apprezzi il loro tempo. In un altro caso, potresti voler indirizzare una lettera commerciale a due persone che si trovano in luoghi diversi e questo è perfettamente accettabile, e persino preferibile, quando vuoi trasmettere un messaggio identico a entrambi i destinatari.
Il formato
Il formato per la tua lettera commerciale per due persone è lo stesso di una persona. La riga superiore dovrebbe contenere la data, quindi due righe in basso sono il tuo nome e indirizzo di ritorno. Salta altre due righe e utilizza una riga ciascuna per il nome e il titolo del destinatario, l'indirizzo e il numero di suite, seguito da città, stato e CAP. Quando aggiungi un'altra persona, inizia le informazioni del secondo destinatario due righe in basso dal primo destinatario. Controlla sempre l'ortografia, il titolo e l'indirizzo postale di ciascun destinatario: se necessario, chiedi informazioni al personale addetto alla ricezione. Molte aziende hanno indirizzi di posta specifici che possono differire dall'ubicazione fisica dell'azienda.
L'ordine corretto
Quando stai scrivendo una lettera commerciale a due persone, segui lo stesso protocollo per le presentazioni aziendali. Elencare i destinatari è facile se stai scrivendo al CEO e al responsabile di un reparto: il nome e l'indirizzo postale del CEO dovrebbero essere elencati per primi, in base alla gerarchia organizzativa. Se non si conoscono le rispettive posizioni, elencare i nomi in ordine alfabetico, utilizzando il cognome della persona.
Il saluto
Scrivere una lettera commerciale richiede un tono formale, come "Gentile Sig. Smith" o "Gentile Signora Jones". Quando scrivi a due uomini, usa il plurale di Mr., che è il Signor. Ad esempio, inizia la tua lettera con "Cari Signori Smith e Jackson". Guarda anche la tua punteggiatura. Due punti dopo il saluto è formale e una virgola è informale. Naturalmente, se si è in prima persona con entrambi i destinatari, utilizzare "Dear Sue e John" con una virgola.
Cordiali saluti o cordiali saluti?
Anche la chiusura che scegli per la tua lettera commerciale a due persone può dipendere dal rapporto che hai con entrambi e dal tipo di attività. "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" e anche "Cordiali saluti", sono modi professionali per chiudere la tua lettera, ma "Cordiali saluti" è ampiamente accettata come chiusura standard e corretta. Una chiusura militare comune è "Molto rispettosamente", ma se stai scrivendo una lettera di ringraziamento post-intervista, "Grazie per la tua considerazione", aggiunge un tocco di classe.
