Quando le organizzazioni o le agenzie governative come le città e le contee hanno bisogno di beni o servizi, vogliono ottenere il miglior accordo possibile. Al fine di ottenere il miglior affare, emettono documenti di sollecitazione chiamato richiesta di proposta (RFP), richiesta di quotazioni (RFQ) o richiesta di offerte (RFB). Questi documenti legali invitano le aziende a fare un'offerta per la fornitura dei beni o dei servizi richiesti. Quando questi materiali sono necessari rapidamente, le offerte possono essere accettate solo per alcuni giorni. Se questo è il caso, le organizzazioni o le agenzie governative possono richiedere agli offerenti di completare e consegnare una nota di offerta anziché un'offerta completa, che può essere lunga molte pagine.
Annota il numero di offerta nella casella o sulla riga con l'etichetta "Numero di offerta". Questo notifica all'organizzazione o all'agenzia governativa che richiede le offerte esattamente quale progetto si sta facendo un'offerta. Includere la data in cui si sta compilando il numero di offerta nella casella o la riga con l'etichetta "Data".
Scrivi il titolo dell'offerta nella casella o sulla riga denominata "Nome progetto" o "Titolo". Questo può essere trovato sulla prima pagina dei documenti di sollecito. Scrivi la posizione del progetto nella casella o sulla riga denominata "Posizione". Se stai offrendo prodotti, il luogo in cui ti stai consegnando i prodotti.
Includi le informazioni della tua azienda. Ci sono caselle o linee per scrivere il nome, il numero di telefono, l'indirizzo e il nome della tua azienda, scrivendo e approvando l'offerta.
Scrivi il tipo di lavoro richiesto nella casella o sulla riga "Tipo di lavoro". Ad esempio, se si sta offrendo per fornire servizi di gestione della costruzione, scrivere "Gestione della costruzione".
Scrivi quello che fornirai all'organizzazione o all'agenzia governativa nella sezione "Lavoro incluso". Per ogni servizio o prodotto fornito, scrivi l'importo che stai richiedendo di essere pagato nella sezione "Quantità di offerta" a destra della sezione "Lavoro incluso". Sommare la colonna "Offerta" nella casella o riga "Offerta totale".
Completa la sezione "Riconoscimento di addenda". Le aggiunte vengono emesse dall'organizzazione o dalle agenzie governative in caso di modifica dei documenti di sollecito. Includere il numero di addenda in questa sezione e la data di emissione. Questa informazione si trova sull'addendum individuale. Non ci sono sempre addendum emessi; lascia questa sezione vuota se non ci sono aggiunte.
