L'email è diventata il metodo di comunicazione standard per le aziende e coloro che comunicano con le aziende. Detto questo, ci sono momenti in cui è necessaria una lettera commerciale professionale tradizionale. Questo può essere per la ricerca di lavoro, proposte commerciali o anche ragioni legali. Formattare correttamente la lettera per la migliore possibilità di ottenere risultati. Gli attuali stili di business utilizzano la lettera "block format" per le aziende piuttosto che lo "stile rientrato" utilizzato per le lettere meno formali.
Crea una carta intestata
La carta intestata fornisce le tue informazioni tra cui nome, ragione sociale (se applicabile), indirizzo e altre informazioni di contatto pertinenti come numero di telefono, fax ed e-mail. La maggior parte dei programmi di elaborazione di testi informatici apre la sezione "header" facendo doppio clic sul pollice superiore della pagina del file vuoto. Nello stile a blocchi, non vi è indentazione o centratura delle informazioni. È semplicemente un blocco di informazioni lungo il margine sinistro. Questa intestazione viene utilizzata solo sulla prima pagina.
Se non riesci a creare una carta intestata nella sezione dell'intestazione, hai due opzioni. Sposta la carta intestata nel corpo principale come primo blocco o posiziona prima la data con le tue informazioni di contatto tra la data e le informazioni del destinatario.
Data, indirizzo e saluto
La data, l'indirizzo e il saluto sono i primi tre blocchi nella sezione della pagina principale della lettera. Assicurati di non essere nella sezione dell'intestazione facendo clic sulla pagina principale del corpo. La prima riga è la data formattata scandendo il mese con il giorno e l'anno successivo, ad esempio il 10 maggio 2017.
Mantieni una riga vuota tra la data e il blocco dell'indirizzo del destinatario. Includi "Mr.", "Ms." o "Signora" ove applicabile. Utilizzare l'indirizzo completo e le informazioni di contatto, posizionando le informazioni sulla strada su una riga e la città, stato nel prossimo. Salta una riga per il saluto seguito da due punti, ad esempio "Gentile signora Smith:".
Formatta il corpo della lettera
Tra l'indirizzo e il saluto, o dopo il saluto, è possibile includere un riferimento per la lettera che riassume l'argomento, ad esempio "RE: Supervisor Position". Continua quindi a scrivere il corpo della lettera. Utilizzare un carattere conservativo di 10 o 12 punti come Times New Roman, Cambria o Arial. I paragrafi non sono rientrati, posizionati sul margine sinistro e separati da uno spazio di linea. I margini dovrebbero essere un pollice su tutti i lati del documento.
Passaggio alla seconda pagina
Includere le informazioni di contatto della carta intestata solo sulla prima pagina della lettera. Come già notato, la prima pagina è l'unico posto che dovrebbe avere una carta intestata con il nome e l'indirizzo completo del mittente. L'intestazione della seconda pagina dovrebbe indicare il numero della pagina centrata. Potresti anche includere il destinatario della lettera sul margine sinistro e la data sul margine destro, che aiuta il lettore a identificare il documento se le due pagine vengono mai separate.
Chiusura della lettera
Le lettere sono chiuse con un blocco di firma. Chiudi la lettera sulla seconda pagina utilizzando una chiusura neutra ma amichevole come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". La chiusura è seguita da una virgola, quattro spazi e il tuo nome. Includi il tuo titolo, se ce ne sono, sotto il tuo nome. Firma la lettera con inchiostro blu o nero nello spazio sopra il tuo nome.
Se hai incluso qualcosa con la lettera come un curriculum o una proposta, ti conviene notare che c'è un "allegato (i)" due righe sotto il tuo nome.
