La comunicazione aziendale formale è intestata alla carta intestata dell'azienda e in genere contiene la firma dell'autore sotto il saluto finale. Il formato per questo tipo di comunicazione aziendale è semplice; tuttavia, una lettera che richiede le firme di più di una persona deve essere composta e formattata in un modo leggermente diverso per spiegare perché la lettera contiene più firme e per fornire spazio a più di una firma.
Formato di blocco tradizionale
La corrispondenza commerciale deve essere nel formato di blocco tradizionale, ovvero la data è costituita da due spazi di linea al di sotto della carta intestata; il nome e l'indirizzo postale del destinatario sono due spazi di linea al di sotto della data; una linea dell'oggetto è di due spazi di linea sotto le informazioni del destinatario e, infine, due spazi di linea sotto la riga dell'oggetto è il saluto. Saluti accettabili per corrispondenza commerciale formale sono "Gentile Sig.ra Smith", "Gentile Sig. Jones", "Gentlemen" o semplicemente "Saluti". L'ultimo esempio è utile quando la tua lettera è per più destinatari di generi misti. Il formato di blocco tradizionale indica che i paragrafi non sono rientrati con ogni riga allineata al margine sinistro.
Motivo per più firme
Mentre la persona a cui si indirizza la corrispondenza potrebbe già sapere perché ci sono più firmatari, è consigliabile ripetere brevemente il motivo nel corpo della tua lettera. Le istanze, in cui una lettera potrebbe richiedere più firme, includono la comunicazione di un'azione che richiede l'autorizzazione di più di una persona o l'espressione delle opinioni collettive di diverse persone che supportano il messaggio trasmesso dalla lettera. Ad esempio, potresti scrivere: "A nome del team dirigente della ABC Company, questa lettera definisce il consenso raggiunto dopo aver discusso della tua richiesta scritta di assumere personale addizionale delle risorse umane". Nel primo paragrafo della lettera, indicare il motivo della comunicazione e il motivo per cui la lettera contiene più firme. I seguenti paragrafi della tua lettera sono, ovviamente, a filo con il margine sinistro.
Closing Salutation and Signature Blocks
Il saluto di chiusura dovrebbe essere appropriato per una lettera di lavoro formale, come "Molto sinceramente tuo", "Rispettosamente" o "Cordiali saluti". Il saluto di chiusura inizia con due spazi di linea al di sotto del paragrafo finale.
Se hai solo due firmatari, salta quattro spazi di linea che sono abbastanza spazio per una firma scritta e digita il nome del primo firmatario a filo con il margine sinistro. Sulla riga sotto il nome del firmatario, digita la loro posizione o il titolo. Salta altri quattro spazi di riga per il nome del secondo firmatario e la posizione o il titolo. Il nome e il titolo della persona che si trova più in alto nell'organizzazione dovrebbe essere il primo blocco di firma.
Se hai tre segnaposti, salta quattro spazi di linea e digita il nome del firmatario 1 a filo del margine sinistro. Tocca e digita il nome di Signer 2; torna su di nuovo e digita il nome di Signer 3. Scorri uno spazio di linea e digita la posizione o il titolo del firmatario 1, passa sopra e fai lo stesso per Signer 2 e Signer 3 in modo che i loro titoli siano direttamente sotto i loro nomi dattiloscritti.
Per quattro firmatari, salta quattro spazi di riga e digita il nome del firmatario 1 a filo del margine sinistro. Passa al centro della pagina e digita il nome del firmatario 2; salta alla riga successiva e digita la posizione o il titolo di Signer 1 e Signer 2 direttamente sotto il loro nome. Salta altri quattro spazi di linea e ripeti il formato per Signer 3 e Signer 4.
Circola la tua bozza
Poiché stai scrivendo una lettera per conto di più di una persona, è buona norma far circolare la bozza prima di richiedere le loro firme. Digli che accolgi il loro contributo e invia la bozza via email o visitando ogni persona individualmente. Quando tutti sono d'accordo sul contenuto e sulla consegna del messaggio della lettera, prepara la versione finale e fai sapere a tutti che la trasmetteresti personalmente per le loro firme.
