La documentazione di processo delinea chiaramente le attività critiche che si svolgono in un'azienda. Eliminano la confusione tra i dipendenti e mettono tutti i membri di un'azienda sulla stessa pagina. Un documento di processo definisce quali sono i processi correnti in un'azienda. Identificando le pratiche correnti, spesso scopri i difetti nel sistema attuale e vedi margini di miglioramento. La documentazione di processo consente inoltre all'azienda di adattarsi più rapidamente alle mutevoli esigenze aziendali. Evidenziare chiaramente le attuali funzioni della tua azienda consentirà all'azienda di andare oltre.
Determina l'ambito del documento. È possibile documentare ogni processo all'interno di un'azienda o in società più grandi, concentrandosi su un insieme di processi. Ad esempio, una grande azienda potrebbe voler iniziare solo con le proprie funzioni contabili, invece di documentare l'intero funzionamento dell'organizzazione.
Disegna una rappresentazione visiva di una pagina dei processi. Includere una matrice di applicabilità, una descrizione di chi è responsabile per ogni attività o un diagramma di flusso del processo. Un diagramma di flusso del processo è una rappresentazione di alto livello delle varie fasi per completare un processo e come i passaggi attraversano l'organizzazione. Ad esempio, i vari passaggi per pagare una fattura potrebbero essere delineati con un diagramma di flusso del processo.
Spiegare l'impatto che il processo ha sui prodotti e servizi. Descrivere gli effetti delle normali operazioni e gli effetti che un guasto nel processo potrebbe causare. Ad esempio, se le fatture vengono perse e non vengono pagate, il fornitore si rifiuterà di spedire il prossimo ordine.
Definire i ruoli all'interno del processo. Identifica i ruoli in base alla loro funzione lavorativa e non ai singoli. Ad esempio, gli addetti alla contabilità fornitori elaborano le fatture e le inseriscono nel sistema per il pagamento. Il responsabile del trattamento approva le fatture e autorizza il pagamento.
Descrivere tutti i sistemi informatici e software utilizzati all'interno del processo. Definisci chiaramente ciascun sistema, il suo scopo e la sua funzionalità.
Documenta il processo dall'inizio alla fine. Usa il tuo diagramma di flusso del processo come guida per la stesura del testo. Includi quanti più dettagli possibili, a seconda dell'ambito che hai scelto di includere nel documento. Usa i nomi dei ruoli per assegnare la responsabilità piuttosto che i singoli nomi.
Includi una sezione per le eccezioni. Documenta cosa succede quando il normale flusso di processo non viene seguito. Ad esempio, quando i sistemi informatici non funzionano, un sistema di contabilità cartaceo viene attivato per elaborare le fatture.
Rivedere il documento di processo con tutte le parti interessate. Assicurati che tutti siano d'accordo sui processi.
