La documentazione di processo è la registrazione dei processi che un'azienda svolge regolarmente. Generalmente creato per formare dipendenti, elaborare la documentazione e la formazione a volte può richiedere del tempo lontano da altre attività. Tuttavia, risolvere i problemi causati dai dipendenti che non hanno ricevuto una formazione adeguata o che non hanno compreso il modo corretto di eseguire un processo può richiedere anche un giorno.
Integrazione
Le organizzazioni consistono in una serie di processi integrati insieme per raggiungere un obiettivo globale. La documentazione di processo comporta la registrazione di questi vari processi in modo che le organizzazioni possano capire come funzionano e anche elaborare strategie per migliorarle.
Chiarezza
I processi devono essere registrati in modo chiaro e convincente perché questi processi possono anche aiutare a articolare i cambiamenti necessari nei modi in cui i dipendenti li portano avanti. La gestione può a volte sviluppare documentazioni di processo in manuali di formazione per formare nuovi dipendenti.
processabile
La documentazione di processo deve essere attuabile in modo che le persone che non hanno mai effettuato prima questi processi possano eseguirle. Il motivo per cui alcuni prodotti sono gli stessi in una catena di negozi è perché il processo di creazione di tali prodotti, ad esempio una tazza di caffè, è stato chiaramente documentato in modo da consentire agli altri di creare duplicati del prodotto. La documentazione di processo deve essere attuabile per aiutare i manager nella formazione dei dipendenti.
Causa ed effetto
La documentazione di processo dovrebbe essere scritta per definire chiaramente la natura di causa-effetto dei processi. I processi devono essere documentati in modo isolato e documentati per spiegare in che modo i vari processi si relazionano tra loro. Ad esempio, un'organizzazione potrebbe desiderare di capire in che modo il processo di riunione influisce sull'apertura della discussione aziendale.
Omissione
Coloro che creano la documentazione del processo devono anche essere consapevoli di cosa omettere nella documentazione del processo. Ad esempio, alcuni processi sono così semplici che non è necessario descriverli. Altri processi non devono necessariamente essere eseguiti correttamente ogni volta.
Processo e formazione
Spesso i manager possono combinare documentazione di processo e formazione. La documentazione di processo può far risparmiare tempo ai lavoratori che potrebbero svolgere altre attività invece di utilizzare il tempo in fase di formazione. Tuttavia, la documentazione di processo non sempre spiega in modo sufficientemente chiaro le informazioni ai dipendenti. Spesso deve essere combinato con una formazione pratica per garantire che le informazioni siano chiaramente comprese da un nuovo dipendente.