"Conoscenza tribale" è definita come qualsiasi informazione non scritta che la tua azienda, gruppo, gruppo o tribù usa per raggiungere i suoi obiettivi. Il problema con la conoscenza tribale è quando perdi i membri chiave della tribù, la conoscenza finisce con loro. Quando documenti le procedure o il processo della tua azienda, puoi proteggere questa conoscenza e portare rapidamente nuovi membri. Capire la necessità di documentare "La conoscenza tribale" è un elemento importante nella creazione di questi documenti.
Definisci i tuoi risultati
Crea una "Dichiarazione di ambito" scrivendo una semplice dichiarazione che identifica tutto ciò che deve essere incluso in questo progetto di documentazione. Identificare chiaramente il processo specifico che verrà documentato. Indicare se la documentazione del processo riflette come funziona effettivamente il processo oggi o definisce come il processo dovrebbe funzionare in futuro.
Crea una "Matrice di proprietà" che mostri chi possiede il processo o chi possiede le parti del processo. Questa matrice può essere semplice come un organigramma o un diagramma del flusso di processo che identifica chiaramente i proprietari e le informazioni di contatto dei proprietari.
Identificare i prodotti o servizi specifici che sono stati documentati. Questo è in genere un elenco che include tutte o le informazioni pertinenti come il numero di modello, il numero di parte e la descrizione.
Descrivere i ruoli di coloro che sono coinvolti nel processo. Fornire una spiegazione chiara in base al titolo del lavoro e non alle singole capacità. Spiega cosa fa questa posizione e come si inserisce nel processo. Questo può essere un singolo documento che elenca il titolo del lavoro e la descrizione o una descrizione completa del lavoro per ogni posizione chiave nel processo che viene documentato.
Documentare ogni fase del processo, dall'inizio alla fine, creando un diagramma o un diagramma "Flusso di processo". Generalmente viene creato un diagramma di flusso di alto livello che mostra i passaggi principali del processo e un diagramma di flusso di basso livello documenta i passaggi del processo che sono subordinati a ciascuno dei passaggi principali.
Creare la documentazione "Politica e procedure" appropriata per ogni fase del processo. Mentre esplori il processo con interviste e ricerche, emergeranno queste politiche e procedure. Tenere note dettagliate, che serviranno da base per la creazione di questi documenti di politica e procedura.
Includere un documento nei deliverable che fornisce una spiegazione del processo interno di "Gestione documenti". Questo documento dovrebbe spiegare in che modo i documenti aziendali vengono esaminati e approvati, distribuiti e archiviati all'interno dell'azienda.
Crea i documenti
Inventare i documenti esistenti per ottenere una chiara comprensione di ciò che è attualmente in atto. Non è necessario reinventare la ruota creando nuovi documenti se le stesse informazioni sono trattate in documenti esistenti. Identificare quali di questi documenti sono utilizzabili e possono essere costruiti e quali documenti sono obsoleti. Con un inventario completo dei documenti esistenti, saprai quali documenti mancano e devono essere creati. Genera un elenco generale di documenti che mostrano lo stato di ogni documento come esistente, obsoleto o nuovo. Tieni questo "inventario" in mano prima del tuo primo incontro con il top manager.
Crea la "Matrice di proprietà" rivedendo tutto ciò che è già disponibile, come gli organigrammi esistenti e le directory aziendali. Prendi questa "Matrice di proprietà" prima del tuo primo incontro con il top manager.
Incontra il top manager e rivedi il tuo "Inventario" e "Matrice di proprietà". L'obiettivo di questo incontro non è solo quello di convincere il top manager a controllare la tua ricerca, ma ad approvarla e concordare con il tuo piano. Preparati per questo incontro e non perdere tempo al top manager.
Incontra ogni capo reparto dopo aver apportato tutte le modifiche del top manager al tuo "Inventario" e "Matrice di proprietà". L'obiettivo di queste riunioni capo reparto è quello di portare quel dipartimento a testa alta su quello che stai facendo e avviare discussioni sul ruolo di ogni capo reparto e sulle fasi del processo che possiedono. Prendi appunti dettagliati o registra la riunione in modo da non perdere nulla. Mentre andate avanti attraverso questi incontri capo reparto, il processo emergerà e inizierà a solidificarsi.
Aggiorna tutti i deliverable su base continua ricevendo le informazioni nuove o più accurate da ogni capo dipartimento. Dopo la tua ultima riunione di capo reparto, dovresti aver messo a nudo circa metà dei tuoi risultati.
Incontra i supervisori appropriati, i migliori artigiani e gli altri coinvolti nel processo per chiarire cosa sta realmente accadendo in quella fase del processo. Queste persone saranno identificate dal capo dipartimento durante il colloquio. Questi soggetti pratici sono in genere più informati nelle procedure passo-passo, giorno per giorno, nella loro area di responsabilità rispetto al rispettivo capo dipartimento. Ancora una volta, prendere appunti dettagliati e fare tutto il possibile per essere preparati prima di incontrare queste persone in modo da ridurre al minimo il tempo che stai prendendo fuori dalla loro giornata.
Completa la prima bozza di tutti i tuoi documenti. Questo è chiamato una prima bozza ma questi documenti dovrebbero essere ancora completamente completi sulla base di tutte le informazioni che hai ottenuto fino ad oggi.
Distribuisci i tuoi primi documenti draft, chiaramente contrassegnati come prima bozza, ai rispettivi capi dipartimento e subordinati per la loro revisione. Dare loro il tempo di rivedere completamente questi documenti e ha chiesto loro di ridimensionare le eventuali modifiche.
Inizia una seconda tornata di incontri individuali con gli stessi capi dipartimento e subordinati per rivedere tutte le linee rosse e preparare la bozza finale di questi documenti.
Completa tutte le revisioni della linea rossa. Prestare molta attenzione alle modifiche in un'unica fase, che possono influire sul passaggio precedente o successivo e modificare di conseguenza tali documenti, procedure o fasi di flusso. Invia questa bozza finale ai rispettivi capi dipartimento e subordinati per la loro revisione finale.Invia l'intero progetto finale contemporaneamente al top manager per la revisione del top manager.
Effettua le revisioni finali e invia questi documenti rivisti al promotore per l'approvazione finale. Ci possono essere numerose revisioni avanti e indietro prima dell'approvazione finale. È necessario che ogni capo subordinato e capo dipartimento fornisca piena approvazione sui documenti o parti dei documenti che si riferiscono direttamente alla propria area di responsabilità. Tuttavia, la tua documentazione non è considerata approvata finché il top manager non ha esaminato e approvato.
Suggerimenti
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Le interviste possono essere delicate poiché interrompi la giornata lavorativa di qualcuno. Preparati a queste interviste mettendo a disposizione i materiali pertinenti, come ad esempio il "Diagramma del flusso di processo" o altri documenti che aiuteranno il colloquio ad andare avanti. Sii simpatico e tratta sempre tutti con la stessa dignità e rispetto che ti aspetti da te. Sii efficiente e mantieni l'intervista focalizzata sull'obiettivo specifico dell'incontro.
