Non c'è dubbio che i progressi tecnologici - specialmente in termini di Internet - hanno reso più facile e veloce lo scambio di informazioni con individui in tutto il mondo. Sfortunatamente, è arrivato anche al prezzo di lasciare che le grazie sociali tradizionali e il buon giudizio si perdano nella nostra fretta di fare amicizia, lanciare idee o siglare un accordo cruciale. Ecco cosa devi sapere sull'utilizzo corretto dell'e-mail sia nella tua vita personale che professionale.
Mostri in Cyber Space
Internet ha dato vita a una nuova razza malvagia di criminali che si dividono in due categorie: quelli che vogliono danneggiare il tuo computer e quelli che vogliono farti del male. Quelli che vogliono distruggere tutti i dati sul tuo sistema lo fanno attraverso virus ad azione rapida allegati alle e-mail che ti tentano con un intrigante gancio nella riga dell'oggetto ("Congratulazioni, hai appena vinto la lotteria") o fingi per venire da qualcuno che conosci ("Ehi, hai ricevuto il mio messaggio sul pranzo la prossima settimana?"). Ciò che è così insidioso di quest'ultimo è che, in superficie, il mittente sembra essere legittimo ma, aprendo l'e-mail, il ricevitore viene quindi istruito a fare clic su un collegamento che scatenerà rapidamente la distruzione elettronica. Le e-mail che intendono avvisare di problemi con un conto bancario, una violazione della sicurezza su PayPal o qualsiasi tipo di indagine criminale che solleciti l'immediata attenzione del destinatario e la cooperazione dovrebbero sempre essere considerati come sospetti. L'altro tipo di cyber-criminale si nasconde nelle chat room, assorbe le informazioni personali dai blog ed è un visitatore abituale di Facebook, MySpace e siti Web associati agli appuntamenti. A causa dell'anonimato che Internet fornisce agli utenti di posta elettronica, non hai idea se quel ragazzo carino che hai scritto avanti e indietro - e avvicinandoti a una data reale - sia davvero un laureato di Harvard, lavori per Merrill Lynch, e guida una Porsche o è uno squallido truffatore che predica la fiducia delle donne e sta per colpirti con una storia singhiozzante che implica il fatto di dargli accesso alla tua casa e / o alle tue carte di credito.
Uso inappropriato di apparecchiature per ufficio
C'era una volta, si presumeva che la maggior parte degli impiegati possedesse il buon senso di non parlare con il telefono della compagnia per ore con i propri amici, rubare materiale per ufficio per uso domestico, o usare la macchina Xerox per fare più copie del romanzo che potrebbero o potrebbe non aver scritto segretamente durante l'orario di lavoro. Ciò che divenne problematico, tuttavia, fu che nelle occasioni in cui veniva il momento di licenziare qualcuno per aver rubato una credenza o usare il contatore postale per spedire i conti per un'attività domestica, la difesa più semplice dell'impiegato accusato era: "Oh, non l'ho fatto" So che non mi è stato permesso di farlo. " Ciò ha dato luogo a un numero sempre maggiore di aziende che sviluppano manuali procedurali che identificano in termini rigorosi ciò che è e non è un comportamento appropriato. Internet, ovviamente, figura in modo prominente in molte delle linee guida di oggi. Certo, sembra abbastanza innocuo passare una battuta di posta elettronica, scambiare pettegolezzi informali, o suggerire che forse il capo è un rube senza tracce. Tali comunicazioni, tuttavia, non solo sprecano tempo prezioso, ma potrebbero diventare oggetto di citazione se la società è mai coinvolta in una causa. Inoltre, un'e-mail di parti sconosciute potrebbe trasportare uno di questi virus sopra citati e mettere a rischio la società.
Informazioni privilegiate
La riservatezza è spesso a rischio quando scegliamo di comunicare tra loro tramite il mezzo di posta elettronica. A differenza di una lettera che può essere bloccata o addirittura bruciata dopo la lettura da parte del destinatario previsto, la corrispondenza e-mail può essere accidentalmente o intenzionalmente acceduta da una terza parte. Ciò è particolarmente dannoso nel settore del lavoro se il contenuto dell'email riguarda dati riservati, record di pazienti / clienti o informazioni riguardanti la stabilità finanziaria dell'azienda. La sicurezza è anche compromessa se, ad esempio, un individuo fornisce dati di carta di credito o un numero di previdenza sociale nel contesto di una nota e-mail a un venditore piuttosto che inserendo i dati tramite un sito Web sicuro.
Conversazione casuale
Dato che l'e-mail sembra un forum informale e rilassato per chiacchierare con le persone, spesso estendono lo stesso livello di familiarità a tutti gli estranei e poi si chiedono perché hanno la spalla fredda. Un buon esempio di questo sarebbe aspiranti autori che vogliono proporre il loro romanzo a un editore di una casa editrice. A differenza dei vecchi tempi in cui tali note assumevano sempre la forma di lettere cartacee che venivano spedite con la posta ordinaria insieme a una busta affrancata, molti editori hanno capito che le query elettroniche non solo uccidono meno alberi ma consentono anche loro di elaborare il carico scoraggiante di presentazioni molto più veloce. Ciò che li spinge all'istante, tuttavia, è l'email chiacchierona che inizia "Ciao, Emily" come se il mittente avesse conosciuto Emily per anni. Considerando che probabilmente non conoscerebbe Emily se la passasse per strada, è arrogante supporre che un'introduzione via email sia una porta istantanea all'amicizia o che il mittente possa divulgare informazioni personali che sono ben al di fuori dei confini del protocollo professionale. Fino a quando il destinatario non ti invita a usare il suo nome, è sempre saggio sbagliare sul lato della formalità. È anche prudente formattare la lettera sullo schermo del computer proprio come si farebbe per una lettera che verrà stampata e spedita. Ciò significa salvare i caratteri strani e le icone di smiley per gli amici e la famiglia che già ti conoscono.
Spelling Out the Window
In linea con la natura informale degli scambi di e-mail e di messaggistica istantanea, sembra aver dato a molte persone una scusa per non correggere i loro contenuti per errori di ortografia e grammatica. "Oh, è solo un'e-mail", dicono. "Non è come se a qualcuno importa davvero o ha il tempo di catturare ogni piccola cosa". Quello che non riescono a prendere in considerazione, tuttavia, è che l'e-mail è un riflesso dell'orgoglio - o della sua mancanza - che prende nel proprio lavoro. Dal momento che non si sa mai quante persone oltre al destinatario previsto lo vedranno, ci si dovrebbe assicurare che sia il più privo di errori possibile prima di premere il pulsante di invio.
considerazioni
È un triste commento sulla nostra società che così tante persone usano la natura anonima di Internet per inviare e-mail crudeli, offensive e feroci. Il fatto che possano adottare personaggi "senza volto" attraverso più account di posta elettronica ha dato loro la possibilità di nascondere le loro vere identità dietro falsi moniker e scatenare sproloqui che probabilmente sarebbero troppo imbarazzati per dire di persona. Al suo interno si usa una parola per usare l'e-mail: se non è qualcosa che non si è disposti ad accettare in una conversazione faccia a faccia, probabilmente non dovrebbe nemmeno entrare in una e-mail. Per ulteriori suggerimenti sull'etichetta e-mail e sui consigli per proteggersi in un supporto elettronico, visita i link elencati alla fine di questo articolo.
L'insularità
Ultimo ma non meno importante, l'e-mail ha influenzato il nostro desiderio e la nostra capacità di comunicare tra loro attraverso il tempo reale del volto. Invece di organizzare per incontrare un amico a pranzo e recuperare, è diventato meno di una semplice seccatura per e-chat. Invece di prendere un telefono o scrivere un biglietto di auguri, è diventato più comodo mandare una scarica di e-mail. Anche gli appunti di ringraziamento per un regalo o una cena deliziosa sono stati soppiantati da messaggi istantanei. La cosa più inquietante, tuttavia, è che le nuove generazioni sono diventate più a loro agio nel conversare attraverso una tastiera piuttosto che interagire con gli altri in situazioni sociali. Questo, a sua volta, avrà un impatto negativo sulle loro abilità verbali, sul linguaggio del corpo e sull'autostima. Dopotutto, se puoi assumere qualsiasi identità vuoi su Internet, non c'è motivo di lavorare per capire chi sei veramente come persona.
