È importante scrivere un report di dati che comunichi efficacemente l'argomento ai dirigenti impegnati che hanno solo pochi minuti per passare il report. Una delle cose chiave da includere è una rappresentazione visiva dei dati più importanti, come grafici e grafici. Si dovrebbe anche tenere la lingua concisa e priva di espressioni gergali.
Panoramica sulla stesura di un buon rapporto analitico
Il primo passo è quello di delineare il rapporto in base alle linee guida che è necessario seguire. Ogni azienda ha in genere un proprio formato per scrivere report e tu sei tenuto a seguire il formato del tuo. Questo schema ti fornirà fondamentalmente una tabella di marcia da seguire mentre scrivi il rapporto e, auspicabilmente, ti aiuterà ad affrontare qualsiasi blocco dello scrittore che potrebbe sorgere in seguito. Dovresti creare il tuo rapporto per spiegare e analizzare tutti i dati e le conclusioni raggiunte in un formato di facile lettura. Se il tuo rapporto è lungo, potresti dover includere anche un sommario.
Considerare l'aspetto visivo
I dati, di per sé, possono essere astratti e difficili da mettere in contesto. Quindi, dovresti essere generoso nell'uso di grafici, grafici e tabelle per illustrare i risultati della tua analisi. Se necessario, puoi includere riferimenti nel testo per spiegare la grafica vitale. Il tuo lettore dovrebbe essere in grado di sapere cosa è più importante in ogni immagine, quindi dovresti metterlo in evidenza, invece di descrivere ciò che può essere già visto. Inoltre, assicurati che i tuoi riferimenti di testo siano vicini alla grafica a cui fanno riferimento, in modo che i tuoi lettori possano stabilire la connessione tra i due.
Crea una bozza di massima
Una volta che hai finito con un contorno, crea una bozza di massima che include le informazioni più importanti, strutturate secondo lo schema. I dettagli tecnici non sono importanti ora; possono essere aggiunti in seguito. L'idea è di includere prima le informazioni più importanti in modo che il lettore sia in grado di trovarle facilmente quando ricevono il rapporto. Ricorda che molti dei tuoi lettori sono occupati. Inoltre, ricorda di fare attenzione con il tuo uso del gergo, evitandolo dove possibile.
Il sommario esecutivo e astratto
Sebbene compaiano all'inizio del rapporto, il sommario esecutivo e l'abstract sono gli aspetti finali che scriverai. Entrambe le sezioni rappresentano una sintesi del rapporto, che mostra le conclusioni importanti del rapporto. Ecco perché li scrivi per ultimi.
Il sommario esecutivo ha il suo significato in un rapporto di analisi dei dati. Il motivo per cui è chiamato un sommario esecutivo è che si tratta di un riassunto per i dirigenti dell'azienda. Si tratta presumibilmente di persone impegnate che non hanno il tempo di leggere l'intero rapporto, esaminando tutti i dettagli più fini. Pertanto, dovresti tentare, per quanto possibile, di cogliere i punti salienti del rapporto nel sommario esecutivo, come l'obiettivo, i principali punti di dati e la conclusione. Sii il più conciso possibile e includi solo i punti più importanti. Se i dirigenti possono capire immediatamente di cosa tratta il rapporto, basta leggere il riepilogo esecutivo, quindi hai fatto il tuo lavoro.
Effettua revisioni
Rivedi l'analisi dei dati tutte le volte che è necessario, assicurandoti di organizzare le informazioni in modo logicamente coerente. Evita i paragrafi noiosi e noiosi e utilizza lo spazio bianco per rendere esteticamente attraente il rapporto. Presentare informazioni tabulate come grafici. E, infine, evitare l'uso della voce passiva dappertutto.
